Учет и списание гсм в бухгалтерии

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос неоднозначный.

Еще несколько лет назад чиновники утверждали, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письмо Минфина России и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Также представители этого ведомства настаивали: если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать свой лимит и использовать его для списания ГСМ в затраты (письмо от 10.06.11 № 03-03-06/4/67).

Однако в Налоговом кодексе подобное правло отсутствует. Поэтому многие компании не придерживались никаких норм, и уменьшали налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживали судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

Позже чиновники согласились, что применять установленные нормы хоть и желательно, но не обязательно (см., например, письмо Минфина Россииот 27.01.14 № 03-03-06/1/2875; «Налогоплательщики не обязаны нормировать затраты на бензин для служебного транспорта»). Таким образом, на сегодняшний день компании могут беспрепятственно учитывать топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода. Единственное, чего делать не следует, так это игнорировать лимиты, разработанные самой же организацией. Судьи считают, что раз компания утвердила норматив, она обязана им руководствоваться, в противном случае ее ждет штраф (постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.15 № А53-24671/2014).

Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Как рассчитать собственный норматив

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль. Такой подход соответствует позиции Минтранса России (см. « Изменились правила определения норм расхода ГСМ для легковых автомобилей »).

Второй способ — создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Как провести инвентаризацию ГСМ

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.

Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Системы спутниковой навигации

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Как учесть топливо в баке проданного автомобиля

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

ГСМ в баке арендованной машины

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

Читайте также  Еткс водитель легкового автомобиля

Горюче-смазочные материалы – одна из статей расходов на содержание автомобилей, мотоциклетной техники или спецтехники предприятия, по которой требуется вести учет в установленном порядке. Бухгалтер предприятия, компании, организации или учреждения в обязательном порядке сверяет данные выдачи, фактического расхода и остатка ГСМ каждый месяц.

Для этого используются различные методы и способы, которые допускаются в соответствии с Налоговым кодексом. Расчет может проводиться по усредненной стоимости купленных нефтепродуктов и технических жидкостей, по себестоимости остатков, ФИФО, ЛИФО. Утвержденный метод расчетов в обязательном порядке должен быть указан в соответствующем приказе.

На предприятии, имеющем на балансе транспортные средства и спецтехнику, расходы на горюче-смазочные материалы относятся к«Материальным затратам». В бухгалтерском учете покупка ГСМ отражается в счете 10«Материалы» (для бензинового или дизельного топлива – субсчет 3«Топливо»).

Различают несколько вариантов местонахождения приобретенных горюче-смазочных материалов:

  • На складах – это бензин, дизтопливо, пропан-бутан, моторные и иные масла, хранящиеся в складских помещениях.
  • Оплаченные талоны на топливо – имеются талоны, по которым был получен бензин, дизельное топливо и прочее.
  • Топливо в топливных баках транспортных средств, а талоны у водителя.

Чтобы упростить процедуру учета всех ГСМ для всего транспорта, стоящего на балансе предприятия, при ведении бухгалтерского учета применяются субсчета 2-го, 3-го порядка и т.д. В качестве примера: счет 10 «Топливо», субсчет «ГСМ на складе», субсчет «Дизельное топливо».

В бухучете расходы на ГСМ, связанные с использованием автомобилей, отражаются в различных счетах в зависимости от того, для чего выполнялась перевозка: грузоперевозки для собственных нужд или поставки товаров в дилерские центры, магазины, служебные пассажирские перевозки и прочее.

Пример расходов на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля Быков Н.Г. в компании ООО «МебельПром», получил под предоставление отчета деньги наличными для приобретения горюче-смазочных материалов. Он предоставляет в бухгалтерию авансовые отчеты, отражающие реальные расходы на покупку, в качестве подтверждения также прикладываются первичные документы. Бензин списывается согласно путевым листам, которые сдаются в отдел бухгалтерии организации.

Для ведения количественно-суммового учета горюче-смазочных материалов компания «МебельПром» разработала и утвердила собственную форму лицевых карточек. Данные карточки открывают на каждого водителя компании.

На начало мая у водителя был остаток несписанного топлива в объеме 20 литров по цене 42 рубля за литр без учета НДС. 3 мая дополнительно было приобретено еще 20 литров бензина АИ-98 по цене 44 рубля за литр. По данным бортового компьютера автомобиля расход 1, 2 и 3 апреля составил соответственно 8, 11 и 11 литров.

В компании списание ГСМ осуществляется по скользящей средней себестоимости, рассчитываемой непосредственно на дату проведения операции.В бухгалтерском учете ООО «МебельПром» были выполнены проводки:

Остаток на 01.05

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

– 336 рублей – списано по нормам 8 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 1 мая.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

– 462 рубля – списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 2 мая.

Дебет 10-3 Кредит 71 субсчет «Быков»

– 840 рублей – оприходовано 20 литров бензина на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

– 484 рубля – списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 3 мая.

Аренда транспорта

Транспортное средство или самоходная спецтехника предоставляется во временное владение либо пользование на основании соответствующего договора, заключенного с физическим либо юридическим лицом. Обычно арендатор несет все расходы, вызванные эксплуатацией ТС, включая затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, технических жидкостей, других расходных материалов. По условию договора возможна смешанная оплата, включающая фиксированную арендную плату за пользование машиной или техникой и оплату расходов на содержание ТС. Вторая часть платы фиксированной не является и связана непосредственно с внешними факторами, техническим состоянием арендованного движимого имущества и т.д.

Если все расходы на эксплуатацию несет арендатор, то учет расходов на ГСМ в бухгалтерии выполняется аналогично ситуации с собственным транспортным средством, только машина учитывается не в основных средствах предприятия, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В соответствии с Налоговым кодексом РФ при расчете налогов арендная плата относится к прочим расходам. Для арендатора не имеет значения – берется в аренду ТС у физического или юридического лица. Зато для арендодателя важен статус. Так, для физ. лиц машина или иное транспортное средство, спецтехника, сдаваемая в аренду, облагается налогом. По ЕСН также идут различия – арендуется ли ТС с водителем (оператором) или без него.

Так как машиной пользуется непосредственно организация, то на весь срок аренды выписывается путевой лист. Стоит отметить, что по статье 253 пункта 1 подпункта 2 Налогового кодекса РФ организация вправе включать потраченные денежные средства на содержание, техническое обслуживание и эксплуатацию основных средств и прочего имущества, включая движимое, используемого в производстве, в расходы по сниженному налогообложению. Это касается и топлива, масел и технических жидкостей, приобретаемых для автомобиля, взятого в аренду.

Арендовать легковые, грузовые транспортные средства или спецтехнику выгодно в следующих случаях:

  • Требуется проведение определенного рода работ, для которых приобретение машин или техники в собственность нецелесообразно с экономической точки зрения.
  • Временный вынужденный простой собственного парка машин и техники при необходимости срочного выполнения работ – грузоперевозки по договору на поставку стройматериалов, выполнение строительных, дорожно-ремонтных работ.
  • Необходимость в проведении разовых работ – к примеру, требуется погрузчики, колесные бульдозеры на 1 смену.

Безвозмездное пользование транспортным средством: особенности отражения расходов по договору ссуды

Помимо собственных и арендованных машин возможно получение ТС по договору безвозмездного пользования (ссуда). Одна сторона передает второй легковую, грузовую машину или самоходную спецтехнику. Вторая сторона должна вернуть ТС в оговоренные сроки в том же состоянии, в каком оно было получено, учитывая нормальный износ на протяжении всего срока эксплуатации. Передавать машину по ссуде может как собственник (физическое или юридическое лицо), так и лицо, уполномоченное действовать от имени собственника.

Договор ссуды предполагает возврат не такого же, а того же транспортного средства. Поэтому при заключении договора детально указываются все сведения о машине или технике – номера агрегатов, техническое состояние и прочее. В соответствии с Гражданским кодексом организация не может передать транспорт учредителю, руководителю и другим лицам на руководящих, контролирующих должностях в этой же организации.

По ссуде все расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание, диагностику, ремонт и сервис автомобиля несет непосредственно ссудополучатель, хотя отдельные условия стороны могут указать в договоре. Опять же, расходы ссудополучателя на перечисленные выше операции способствуют уменьшению налогов на прибыль. Аналогично с арендой, расходы на топливо и другие горюче-смазочные материалы несет непосредственно предприятие, выступающее в роли ссудополучателя.

Для налоговой отчетности ссуда относится к безвозмездно оказанным услугам, и указывается во внереализационных доходах. Организация сама определяет стоимость с учетом рыночной стоимости аренды аналогичного по марке, модели, классу, году выпуска и техническому состоянию транспортного средства.

Выплата компенсаций сотрудникам за пользование личным авто для работы

Сотрудники предприятия или организации, компании в соответствии с условиями и соглашением с руководителем могут использовать личный транспорт в служебных целях. Так технологу предприятия для контроля производственного процесса необходимо совершать поездки в отдельные цеха, заводы, расположенные в пределах города, в соседних города или областях. Или менеджеру для оценки эффективности труда либо решения организационных, коммерческих вопросов регулярно приходится ездить по филиалам, супермаркетам сети или магазинам, принадлежащим компании. В таких случаях сотрудник имеет право на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях.

Нередко встречаются ситуации, когда размер выплаты складывается из установленной Правительством Российской Федерации нормы и расходов на топливо. Естественно, такой подход не отражает реальных затрат, которые несет работник при эксплуатации собственной машины не в личных целях. Нормативно компенсация включает в себя расходы на пользование машиной (износ, ГСМ, техобслуживание, сервис, ремонтные работы, шиномонтаж).

Компенсация выплачивается только, если непосредственная деятельность (прямые обязанности по трудовому договору) сотрудника связана с регулярными поездками по работе. В противном случае требовать компенсировать понесенные расходы работник не имеет права, если не сможет доказать, что ТС использовалось в служебных целях.

Порядок выплат компенсаций и другие моменты, связанные с возмещением расходов, изначально были указаны в письме Минфина РФ от 21.07.1992 № 57. За прошедшее время нормы выплат существенно изменились, но общие положения остались действующими, поэтому бухгалтерам предприятий, компаний и организаций, практикующих выплату компенсаций, настоятельно рекомендуется ознакомиться с данным документом.

Сумма, выплачиваемая сотруднику, напрямую зависит от того, как часто личная машина применяется для разъездов в служебных целях. В эту сумму включаются все расходы, которые несет владелец транспортного средства – не только бензин или дизельное топливо, пропан-бутан, но и моторное, трансмиссионное масла, технические жидкости, проведение техобслуживания (плановое ТО1, ТО2 и т.д.) и сервиса.

Соответственно, для расчета выплачиваемой компенсации используется следующая формула:

Ск = А + Т + ТО + Р

  • Ск – общая сумма компенсации,
  • А – амортизация или износ автомобиля, соответствующий пробегу (физический износ агрегатов, узлов и деталей машины на 1 км пути),
  • Т – непосредственно стоимость бензина или дизтоплива, а также группы горюче-смазочных материалов,
  • ТО – стоимость технического обслуживания конкретного авто с учетом марки, модели, модификации и года выпуска,
  • Р или ТР – ремонт/текущий ремонт (стоимость ремонтных работ для устранения поломок, дефектов или неисправностей, повреждений, возникших в ходе служебного пользования ТС).

Компенсация начисляется на основании соответствующего приказа руководителя предприятия, компании.

Отметим, что компенсация:

  • Начисляется каждый месяц в фиксированной сумме без учета календарных дней.
  • Не начисляется, если в заданный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и личный автомобиль для служебных целей не использовался.

Объективную сложность в расчете выплачиваемой компенсации представляет определение степени интенсивности пользования личным транспортом. Так, работник может указать определенный расход топлива и пройденный километраж при служебной поездке, но заехать на обед или по другим личным делам. Соответственно, вычислить, какие расходы понес владелец ТС именно на поездку по служебным, а какие – по личным целям, не представляется возможным.

Как вариант, на предприятии можно утвердить разъездную ведомость или её аналог, по которой можно будет судить о реальных затратах на эксплуатацию и обслуживание личной машины, используемой для рабочих поездок.

Читайте также  Кто выдает акцизные марки на табак

Для предприятия денежные средства, выплачиваемые в виде компенсации, относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для сотрудника компенсация в пределах установленных норм подоходным налогом не облагается, хотя налоговые органы относятся к этому вопросу иначе.

Расходы на горюче-смазочные материалы одновременно с выплатой компенсации не учитываются при расчете налога на прибыль, так как личный автомобиль не относится к служебному транспортному средству.

Ведение учета ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3»: основные способы и тонкости операций

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в компании ведется с использованием автоматизированных программных комплексов «1С». Рассмотрим подробнее, как учитываются расходы на ГСМ в бухучёте в «1С: Бухгалтерия 8.3». Для этого выделим основные этапы для приобретения и списания горюче-смазочных материалов за наличные и для учета топлива по путевым листам.

Приобретение/списание за наличные

При учете ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3» отражают 3 операции: выдача наличных работнику на покупку топлива, оприходование и списание по путевым листам.

  • Выдача денег. Для выдачи необходимо оформить денежные средства в подотчет. Для этих целей во вкладке «Банк и касса» выбираем «Кассовые документы» и потом «Выдача». В качестве вида операции следует указать «Выдача подотчетному лицу». Заполняются все поля формы, в том числе автоматически (значения берутся из справочников). По завершению заполнения традиционно осуществляется проводка («Провести») с формированием Расходного кассового ордера и сама проводка. Печатную форму РКО можно получить, нажав на кнопку «Печать».
  • Оприходование. Работник получил деньги, купил на них ГСМ и предоставил в бухгалтерский отдел авансовый отчет. Теперь необходимо оприходовать бензин в программе. Во вкладке «Касса и банк» следует перейти в «Авансовый отчет». Далее создается отчет с указанием подотчетного лица, других данных, включая сведения из «Выдачи денег». Во вкладке товары выбирается созданная до этого позиция (например, «Бензин АИ-98»). Счет учета – 10.03. В зависимости от того, как и кем была совершена продажа и покупка бензина, указывается 18% НДС или без налога на добавленную стоимость. При необходимости после проведения документа можно ознакомиться с бухгалтерскими проводками, формируемыми автоматически.
  • Списание. Операции по списанию проводят в соответствии с заполненными путевыми листами. Оптимальным вариантом для этого является использование готового документа «Требование-накладная», а не «Операция, введенная вручную». Необходимо перейти в «Производство», а затем создать новый документ. Далее заполняется стандартная форма. Единственное, что в «Материалах» потребуется добавить требуемые ГСМ, указать количество по путевому листу и счет (Топливо – 10.03). Не забудьте заполнить все поля вкладки «Счет затрат».

Учет по топливным картам

Если предприятие покупает бензин или дизельное топливо по топливным картам, то процесс учета ГСМ будет иным, чем при приобретении за наличные. Бухучет горюче-смазочных материалов выполняется в следующей последовательности:

  • Предоплата. Предварительно потребуется осуществить предоплату продавцу (поставщику) бензина или дизтоплива. Перейдите в раздел «Банковские выписки» вкладки «Банк и касса» и нажмите «Списание» для того, чтобы списать требуемую сумму с расчетного счета.
  • Топливная карта. Поступление топливной карты осуществляется посредством документа «Поступление» в «Покупках». Создается новый документ «Поступление товаров» с указанием данных по документации поставщика. Далее необходимо добавить номенклатуру «Карта топливная» и указать данные по поставщику и топливу. При проведении операций с НДС проводится регистрация и последующая проводка документа.
  • Принятие горюче-смазочных материалов . Обычно ближе к последним числам месяца поставщики указывают данные о поставленном по факту бензине или дизтопливе. Принятие ГСМ осуществляется посредством «Поступления товаров» по счету 10.03 с указанием всех реквизитов поставщика.
  • Списание. По путевым листам выполняется списание на расходы в соответствии с израсходованным бензином. Если бензин списывается на иные нужды, отличные от производственных, то операция проводится аналогичным образом, но счет будет 91.02.
  • Контроль остатков. Учет оставшегося топлива выполняется посредством оформления ОСВ из закладки «Отчеты». ОСВ формируется по заданным параметрам.

Важность учета топлива на предприятиях

В рыночных условиях при высокой конкуренции в большинстве сфер деятельности определяющим фактором становится не только качество товаров или услуг, но и их стоимость. Себестоимость продукции или оказываемых услуг с использованием транспортных средств (легковых, грузовых авто, спецтехники) напрямую зависит от рационального использования материальных ресурсов, а именно – горюче-смазочных материалов.

Расход бензина или дизельного топлива, моторного масла, а также масла в гидравлике машин и спецтехники, проведение регулярного техобслуживания и текущего ремонта авто требует затрат, которые учитываются на предприятии и отражаются при ведении бухгалтерского, налогового учета. Наличие ошибок в отчетной документации, несоответствии бухгалтерских проводок реальным расходам на горюче-смазочные материалы приводит к снижению эффективности деятельности предприятия, проблемам с бухучетом, налогообложением.

Контроль осуществляется как по закупленному топливу, так и фактически истраченному с учетом путевых листов. Именно путевые листы остаются эффективным способом отслеживания полученного и израсходованного бензина, дизельного топлива при пользовании транспортным средством непосредственно в служебных, а не личных целях.

Необходимо проводить объективную оценку расходов на ГСМ с учетом всех факторов. Так, нормы расхода бензина или дизтоплива составляются с учетом дорожных, климатических условий, особенности поездок (грузоперевозки, пассажирские перевозки), специфики движения (в условиях города с частыми пробками, светофорами, на трассе, в смешанном цикле). Общий расход топлива включает не только израсходованный бензин на пробег, но и топливо на транспортные работы, обкатку машины после проведения ремонта и техобслуживания. Зимой учитываются надбавки, поскольку реальное потребление топлива возрастает.

Группа горюче-смазочных материалов включает в себя:

  • Топливо– бензин, дизтопливо, пропан-бутан, метан.
  • Масла– моторное, трансмиссионное, ГУР и другие.
  • Пластичные смазки, используемые для деталей, узлов и агрегатов ТС.
  • Тормозная жидкость.
  • Охлаждающие и другие технические жидкости, необходимые для работы систем, узлов и агрегатов автомобиля, специальной техники.

Помимо топлива все указанные выше ГСМ меняются или доливаются при каждом техническом обслуживании. По завершению текущего ремонта (ТР) также потребуется замена тех или иных ГСМ. Реже требуется доливка жидкостей и масел в процессе эксплуатации – в зимний период или в случае, когда возрастает интенсивность пользования транспортным средством.

Объем работ по техобслуживанию и текущему ремонту напрямую зависит от пробега транспортного средства или спецтехники, климатических, дорожных условий, года выпуска и фактического износа машин. Если для легковых автомобилей, используемых в личных целях, периодичность проведения ТО регламентируется заводом-изготовителем и является постоянной величиной (каждые 12 месяцев или 15 000 км пробега), то для автопарка на балансе предприятия, включающего также грузовые машины и спецтехнику, обязательно применяют корректирующие коэффициенты – категории условий работы и природно-климатических условий.

От своевременного и полноценного техобслуживания зависит исправность техники, машин. Все расходы на проведение ТО и ТР, покупку соответствующих горюче-смазочных материалов также отражаются при ведении учета в организации.

Логично, что полностью до нуля бензин в баке ни один водитель, работающий на предприятии, использовать не будет – в противном случае это чревато проблемами и неисправностями топливной системы, системы подачи топлива и других систем, агрегатов. Оставшееся в баке топливо относится к переходящему на следующий учетный период остатку, который отражается в субсчете «Бензин в баках авто».

Обратите внимание, что различие стоимости затрат по горюче-смазочным материалам в бухгалтерском и налоговом учете для налогоплательщиков по ПБУ 18/02 чревато налоговыми обязательствами.

Грамотно организованный, соответствующий действующим нормам и требованиям Налогового, Гражданского, Трудового кодекса РФ учет расходов на горюче-смазочные материалы – один из основных факторов успешного ведения материально-хозяйственной деятельности предприятия. И от того, как осуществляется бухучет ГСМ, во многом зависит эффективность содержания и эксплуатации собственного автопарка или парка техники, арендованных или полученных в безвозмездное пользование машин, спецтехники.

Бухгалтерский учет расхода топлива и смазочных материалов предприятиями торговли и общественного питания

Специфика деятельности предприятий торговли и общественного питания такова, что предполагает использование автотранспортных средств. Транспорт используется для перевозки приобретаемых и продаваемых товаров, сырья, доставки обедов, а также для нужд управления. Соответственно для бухгалтеров указанных организаций актуальной является проблема документального оформления, учета и контроля расходования топлива и смазочных материалов.

Эти и другие вопросы освещаются в настоящей статье.

Документальное оформление расходования топлива и смазочных материалов

Статья 9 Закона о бухгалтерском учете требует оформления всех производимых организацией хозяйственных операций оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организации торговли и общественного питания, эксплуатирующие автотранспортные средства и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, обязаны вести первичный учет по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление № 78).

Документальным подтверждением расхода топлива являются путевые листы. В них фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Постановлением № 78 утверждены следующие формы путевых листов, которые следует использовать организациям торговли и общественного питания:

путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) . Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.) . Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль и служат основанием для предъявления счета заказчику;

путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) . Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Читайте также  Как отказаться от оплаты капремонта

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Нормы расхода топлива

Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации.

29 апреля 2003 года Минтрансом РФ утвержден Руководящий документ Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее — новые нормы; новый Руководящий документ), который введен взамен «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Р3112194-0366-97 от 29 апреля 1997 года (далее — старые нормы) и действует со дня утверждения до 1 января 2008 года.

Как и в старых нормах, в новом Руководящем документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

По сравнению с ранее действовавшими нормами перечень автомобилей, по которым нормируется расход топлива, значительно расширен, что объясняется развитием структуры автопарка, появлением новых моделей, марок и модификаций автомобилей. Расширение перечня произошло в основном за счет иномарок. В связи с этим в новом перечне для каждого вида автомобильного транспорта (легковые автомобили, автобусы, грузовые бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны) нормы расхода топлива приведены отдельно по автомобилям зарубежным и по автомобилям отечественным и стран СНГ.

Сами нормы по автомобилям, присутствующим в старом и новом перечнях, в большинстве случаев не изменились.

Кто и для каких целей должен использовать нормы расхода топлива?

Согласно новому Руководящему документу он предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др., независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Предназначение документа определено в нем следующим образом: «Нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.».

Однако следует иметь в виду, что указанный документ не имеет никакого отношения к налогообложению прибыли. Дело в том, что глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов топлива и смазочных материалов. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (см. подпункт 11 пункта 1 статьи 264).

Тем не менее следует обратить внимание на то, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Поэтому не исключено, что при проверках обоснованности произведенных затрат налоговые органы будут ориентироваться на Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России. И в случае слишком больших расхождений организации придется доказывать экономическую обоснованность этих расходов.

Поскольку положения по бухгалтерском учету также не содержат требований о применении Норм расхода топлива, то можно констатировать, что для предприятий торговли и общественного питания Нормы расхода топлива носят рекомендательный характер и не обязательны для применения. Если организации все же примут решение о применении указанных норм для целей бухгалтерского учета, это решение следует зафиксировать в учетной политике.

Рассмотрим порядок расчета нормируемого расхода топлива на конкретных примерах.

В соответствии с Руководящим документом различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства или руководителями местных администраций).

Так, например, нормы расхода топлива повышаются при работе автотранспорта в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны — от 5 до 20 процентов), на дорогах общего пользования в горных местностях, на дорогах общего пользования со сложным планом, в городах и поселках городского типа (в зависимости от численности населения) и т.п.

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) на дорогах I, II и III категорий — до 15 процентов.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В качестве примера рассчитаем нормируемое значение расхода топлива для легкового автомобиля.

В соответствии с разделом 1.1 Руководящего документа для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлива, литры;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

На балансе торговой организации числится легковой автомобиль УАЗ-469. Из путевого листа установлено, что автомобиль обслуживал торговую точку, расположенную в горной местности на высоте 850 метров, и совершил пробег 90 км.

  • базовая норма расхода топлива ( Hs) для легкового автомобиля УАЗ-469 составляет 16,0 л/100 км;
  • надбавка за работу в горной местности на высоте над уровнем моря от 801 до 2000 м ( D) — 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 16,0 x 90 x (1 + 0,01 x 10) = 15,84 л.

Организация общественного питания (кафе-ресторан) использует для доставки обедов клиентам легковой автомобиль ИЖ-2717. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 400 тыс. человек в зимнее время. Из путевого листа установлено, что автомобиль совершил пробег 60 км.

  • базовая норма расхода топлива ( Hs) для легкового автомобиля ИЖ-2717 составляет 9,4 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1,0 млн человек — 15 процентов;
  • надбавка за работу в зимнее время — 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 9,4 x 60 x (1 + 0,01 x 25) = 7,05 л.

Отражение в учете

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы — путевые листы.

На сумму стоимости фактически израсходованного топлива в бухгалтерском учете оформляется запись:

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо».

Сверхнормативный расход топлива относится на внереализационные расходы организации:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму расхода топлива сверх норм.

Пример 3. Для условий примера 1 фактический расход топлива составил 18 л. Нормируемый расход топлива — 15,84л. Допустим, что учетная стоимость 1 л топлива 10 руб.

дебет счета 44 кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованного топлива в пределах норм — 158,4 руб. (10 руб. x 15,84 л);

дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованного топлива сверх норм — 21,6 руб. [10 руб. x (18 л — 15,84 л)].

Как правило, торговые организации и организации общественного питания имеют небольшой парк автомашин и поэтому не делают запасов топлива, а приобретают его на автозаправочных станциях за наличный расчет.

Денежные средства для приобретения топлива выдаются водителю, под отчет, что отражается в учете проводкой:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — на сумму выданных под отчет денежных средств.

Поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Поскольку в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 оценка материально-производственных запасов, приобретенных за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку, суммы налога с продаж, уплаченные при приобретении топлива, также включаются в его стоимость.

Оприходование топлива на основании авансового отчета водителя отразится записью:

дебет счета 10 кредит счета 71 — на сумму стоимости топлива с учетом НДС и налога с продаж.

Научитесь составлять управленческую отчетность в нашем новом онлайн-курсе. Собственники готовы платить за управленческие отчеты больше, чем за налоговые. Дадим алгоритм настройки отчетов и покажем, как встроить их в ваш повседневный учет.

Обучение дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь на курс «Все про управленческий учет: для бухгалтера, директора и ИП». Пока за 3500 вместо 6000 руб.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector