Сроки хранения графиков сменности

Отличие графиков сменности от графиков работ

Сменной считается работа в две, три или четыре смены. Вводится она тогда, когда продолжительность процесса производства превышает длительность ежедневной работы, а также для увеличения объема выпускаемой продукции, эффективного использования оборудования и пр. (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Как видно из определения, режим работы предполагает непрерывный, безостановочный процесс. При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.

Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:

  • составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
  • учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
  • ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.

Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.

К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников. Работодатель должен соблюсти продолжительность рабочего времени и обеспечить для работников междусменный и еженедельный отдых согласно закону.

Требования к графикам

Главные требованиями при составлении графика работ и графика сменности:

  • соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;
  • предоставление времени отдыха.

Из этого следует, что в графике надо предусмотреть:

  • начало и окончание работы в день или смену;
  • продолжительность смены и количество смен в сутки;
  • количество рабочих дней и выходных (при сменной работе нужно предусмотреть чередование рабочих дней и нерабочих).
  • Время отдыха между сменами, а также обеденное время и время отдыха согласно ст. 108 ТК РФ. Такие перерывы предоставляются сотруднику в течение рабочей смены, их продолжительность должна составлять не менее 30 минут и не более двух часов, при этом они в рабочее время не включаются. Согласно нормам МР 2.2.9.2311-07 «Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации» время для обеда и отдыха должно предоставляться каждые четыре часа работы. Если установленный график подразумевает 12-часовой рабочий день, то у сотрудника должно быть минимум два перерыва не менее чем по 30 минут.

Что нужно при разработке графика

1.Правильно установить, является ли данный режим работы на предприятии сменным:

  • если в организации нет сменяемости, то необходимо разрабатывать графики без ознакомления с ними сотрудников за месяц, однако учитывать мнения представительных органов сотрудников;
  • если на предприятии невозможно организовать перерывы в работе, то работодатель должен внедрить сроки ознакомления и учитывать мнение представительного органа сотрудников. если такой орган отсутствует на графике необходимо оставлять пометку такого содержания: «На момент утверждения графика сменности представительный орган не создан»;

2. Соблюдать количества смен и продолжительность рабочего дня.

3. Предусматривать время начала и окончания работы в смену или день с учетом праздничных и нерабочих дней, работы в ночное время;

4. Предусматривать чередование выходных и рабочих дней с учетом закона и норм еженедельного отдыха сотрудников;

5. Предоставить время для перерывов и междусменного отдыха, согласно установленным нормам.

График работы должен храниться в организации не менее 1 года, согласно Перечню документов, подлежащих хранению на предприятии, утвержденный архивным фондом РФ.

>График сменности и приказ его утверждения

Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.

Законодательное регулирование, обязательные условия

Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:

  1. недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
  2. каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
  3. сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
  4. работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.
Читайте также  Выплаты при беременности на работе

Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.

Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.

Некоторые моменты, касающиеся оплаты

Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.

Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.

Особенности формирования графика сменности, общие сведения

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.

Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:

  • реквизиты компании;
  • информация о месте и времени составления;
  • сам график.

Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).

Образец графика сменности

Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:

  • название документа;
  • дата, место его формирования;
  • номер (по внутреннему документообороту предприятия);
  • период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).

Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:

  • ФИО работника;
  • дата;
  • номер смены, в которую он выйдет на работу;
  • сведения о выходных днях.

Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.

Статьи по теме

В этой статье мы рассмотрим, чем отличаются график сменности от графика работы. Что должен учитывать работодатель при составлении графика. Должны ли быть ознакомлены сотрудники с графиками работы или сменности. Каковы строки хранения графиков.

Читайте также  С каких сумм не удерживается ндфл

Из этой статьи вы узнаете:

  • отличие графиков сменности от графиков работ;
  • требования к графикам;
  • что нужно при разработке графика;
  • сроки хранения графика сменности.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Применяется график сменности на предприятиях, где существует непрерывный производственный процесс. Зачастую работодатели не учитывают данный факт и ошибочно вводят такой режим. В каких же случаях применяется график сменности, а в каких графики работ.

Отличие графиков сменности от графиков работ

Сменной считается работа в две, три или четыре смены. Вводится она тогда, когда продолжительность процесса производства превышает длительность ежедневной работы, а также для увеличения объема выпускаемой продукции, эффективного использования оборудования и пр. (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Как видно из определения, режим работы предполагает непрерывный, безостановочный процесс. При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.

Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:

  • составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
  • учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
  • ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.

Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.

К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников. Работодатель должен соблюсти продолжительность рабочего времени и обеспечить для работников междусменный и еженедельный отдых согласно закону.

Требования к графикам

Главные требованиями при составлении графика работ и графика сменности:

  • соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;
  • предоставление времени отдыха.

Из этого следует, что в графике надо предусмотреть:

  • начало и окончание работы в день или смену;
  • продолжительность смены и количество смен в сутки;
  • количество рабочих дней и выходных (при сменной работе нужно предусмотреть чередование рабочих дней и нерабочих).
  • Время отдыха между сменами, а также обеденное время и время отдыха согласно ст. 108 ТК РФ. Такие перерывы предоставляются сотруднику в течение рабочей смены, их продолжительность должна составлять не менее 30 минут и не более двух часов, при этом они в рабочее время не включаются. Согласно нормам МР 2.2.9.2311-07 «Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации» время для обеда и отдыха должно предоставляться каждые четыре часа работы. Если установленный график подразумевает 12-часовой рабочий день, то у сотрудника должно быть минимум два перерыва не менее чем по 30 минут.

Что нужно при разработке графика

1.Правильно установить, является ли данный режим работы на предприятии сменным:

  • если в организации нет сменяемости, то необходимо разрабатывать графики без ознакомления с ними сотрудников за месяц, однако учитывать мнения представительных органов сотрудников;
  • если на предприятии невозможно организовать перерывы в работе, то работодатель должен внедрить сроки ознакомления и учитывать мнение представительного органа сотрудников. если такой орган отсутствует на графике необходимо оставлять пометку такого содержания: "На момент утверждения графика сменности представительный орган не создан";

2. Соблюдать количества смен и продолжительность рабочего дня.

3. Предусматривать время начала и окончания работы в смену или день с учетом праздничных и нерабочих дней, работы в ночное время;

4. Предусматривать чередование выходных и рабочих дней с учетом закона и норм еженедельного отдыха сотрудников;

5. Предоставить время для перерывов и междусменного отдыха, согласно установленным нормам.

Сроки хранения графика сменности

График работы должен храниться в организации не менее 1 года, согласно Перечню документов, подлежащих хранению на предприятии, утвержденный архивным фондом РФ.

Самая распространенная продолжительность рабочего дня в Российской Федерации – это 8 часов. При таком нормированном режиме работы бюджетникам, работникам социальной сферы, служащим банков, страховых организаций и другим специалистам коммерческих предприятий приходится трудиться пять дней в неделю с систематическими обеденными перерывами на 48 минут.

Тем не менее, некоторые руководители учреждений решаются на круглосуточный режим работы и составляют график сменности. Под ним понимается бесперебойная работа в две, три, четыре смены, очередность и продолжительность которых описывается в локальных документах организации.

Чем обусловлена необходимость его составления

График сменности просто необходим для некоторых видов деятельности. Например, он нужен для сторожей объектов, некоторых водителей, сотрудников полиции, станции скорой помощи, пожарных и газовых служб, для пультовых рабочих охранных организаций. Его актуальность связана с тем, что большое количество несчастий, противоправных действий третьих лиц случается в темное время суток.

Читайте также  Кто является прямым родственником

Также круглосуточный режим работы позволяет полностью использовать полезные мощности оборудования на промышленных предприятиях. Станки и приборы, функционируя в ночное время суток, выдают больший КПД при незначительных потерях на электроэнергию (в ночное время суток она обходится дешевле). Таким образом удается значительно повысить объемы производства и оказания услуг, увеличить выпуск продукции. Это оказывает положительное влияние на прибыль предприятия.

Сменная работа осуществляется и на железнодорожных поездах, и на рейсах авиалиний. В противном случае внеплановый перерыв на международных и межгородских сообщениях может привести к непоправимым последствиям: задержкам рейсов, опозданиям и катастрофам.

Как регламентирует документ Трудовой кодекс РФ?

График сменности предполагает разбивку служащих (рабочих и другого персонала) на равные группы. Каждая группа, или смена, работает определенное рабочее время так, чтобы не было нарушений статей Трудового Кодекса РФ. Это касается:

  • статьи 91 ТК РФ, согласно которой рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю;
  • статьи 108 ТК РФ, в которой указывается необходимость перерыва для отдыха и питания (от 30 минут до 2-х часов);
  • статьи 110 ТК РФ, в которой описывается время для еженедельного непрерывного отпуска (не менее 42 часов).

Понятие «сменная работа» регламентируется 103 статьей Трудового кодекса РФ. Она производится по утвержденному табелю. При этом не допускается, чтобы работник выполнял свои трудовые обязанности в течение двух смен подряд.

Подробная информация о составлении, утверждении и других нюансах документа представлена на видео:

Продолжительность работы при его утверждении

В сутки должны работать как минимум две группы кадрового штата, то есть две смены. Максимальный период труда — 12 часов в сутки.

В графике сменности по желанию работодателя устанавливается двухсменный режим, «четырехбригадный» режим и «график 72»:

  • При двухсменном порядке труда работа ведется в две смены: ночная и дневная по 12 часов.
  • «Четыре бригады» — оптимальная схема для работников. Их делят на 4 коллектива. Каждый из них работает по схеме: первая смена в ночное время (4 дня)-два выходных-вторая смена в дневное время (4 дня)-один выходной-третья смена в вечернее время суток (4 дня)-один выходной.
  • При «графике 72» один цикл составляет 12 суток. На практике это выглядит как работа два дня в дневную смену-два выходных-два дня в вечернюю смену-один выходной-два дня в ночную смену-три выходных.

Если вас интересует, зачем нужна требование-накладная по форме М-11, ознакомьтесь с этим материалом.

Кто и как составляет документ

График сменности составляется локально работником кадровой службы организации. Срок его введения в действие указывается в приказе за подписью руководителя. Все остальные регламенты, режим рабочего времени подробно освещаются в Правилах внутреннего распорядка организации.

Проект рассматривается в течение пяти рабочих дней. За это время «активисты» обязаны направить мотивированное письменное несогласие или одобрение. Несогласие приводит к тому, что требуются консультационные встречи. Цель совещаний – прийти к взаимовыгодному решению.

Доведение до сведения работников

Чтобы официально довести информацию до сотрудников, необходимо понять, на каких условиях заключены их договора. Если в документах по трудоустройству есть оговорка о сменном порядке работы, то, как требует часть 4 статьи 103 ТК РФ, работодателю следует ознакомить работников об изменениях за один месяц до их введения. Лучше этот процесс осуществлять в письменной форме: иначе трудно будет доказать, что специалисты в курсе столь радикальных нововведений.

Когда речь идет о существенном изменении условий труда, такие сведения доводятся до работников не позднее, чем за 2 месяца до планируемых событий в виде письменного предупреждения. В уведомлении указываются причины преобразований, их содержание.

После ознакомления документ является обязательным к применению как для руководителя, так и для работника. Любое отклонение от условий договора считается дисциплинарным проступком. С этого момента запрещается меняться сменами и работать сверхурочно.

Где он хранится?

График, утвержденный руководителем и согласованный с профсоюзом, не хранится в личных делах сотрудников. Он оформляется как распоряжение по предприятию или приказ по подразделению.

Поэтому место хранения документа — отдел кадровой службы.

Порядок внесения изменений

Если в график часто вносятся изменения, то его нужно утверждать не на год, а на месяц. Специалист по кадровой работе издает приказ, а затем письменно ознакомляет с установленным порядком работников предприятия.

Документ можно рассматривать как «панацею» для тех, кто думает об эффективности производства. Целесообразность его применения решается на уровне руководства, но с условием, что его основные постулаты не противоречат нормам Трудового кодекса РФ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector