Сроки хранения документов в школе

Зачем нужно определять сроки хранения документов

Деятельность любого общеобразовательного учреждения сопровождается огромным количеством документов. Определение срока хранения документов имеет большое значение для применения этих документов в дальнейшем.

С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов долговременного и постоянного срока хранения необходимо передавать их в архив учреждения. Как создать архив общеобразовательного учреждения – это тема для отдельной статьи.

Как составить индивидуальную номенклатуру дел

Что такое номенклатура дел и как её составить можно прочитать в моей статье “Составление индивидуальной номенклатуры дел” (перейти по ссылке http://festival.1september.ru/articles/634971/). С целью актуализации информации написано продолжение статьи.

Какой документ определяет срок хранения документов

Сроки хранения документов ранее определялись в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003). Этот документ утратил силу.

В настоящее время сроки хранения документов определяются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 04.02.2015) “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее по тексту – Перечень) ‹Приложение6›.

В статью 22.1 федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2003 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) внесены изменения в части сроков хранения документов по личному составу (имеются исключения) ‹Приложение4›:

  • созданные до 2003 года хранятся не менее 75 лет со дня создания;
  • созданные, начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

В Перечень также планируется внести поправки, поэтому при определении сроков хранения документов необходимо учитывать последние изменения.

Как работать с Перечнем

“Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” – многостраничный документ (сначала в форме таблицы расположен Перечень, затем Указатель вида документов). Для эффективной работы в данном документе выставлены гиперссылки.

Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел организации необходимо:

— по Указателю вида документа определить номер статьи Перечня;

— по номеру статьи Перечня определить срок хранения документов;

— срок хранения документов с указанием статьи Перечня и примечанием внести в номенклатуру дел.

Пример определения сроков хранения документов

Например, необходимо определить срок хранения Положения об оплате труда. В п.1.5 раздела Общие положения Перечня ‹Приложение6› переходим на Указатель вида документов (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке указатель). В Указателе вида документов по алфавиту находим вид документа Положения, выбираем подвид – об оплате труда и премировании работников, затем по указанному номеру статьи 411 переходим в Перечень (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке 411). В статье 411 Перечня выбираем подпункт а) по месту разработки и/или утверждения, далее указанный срок хранения документа Пост. ‹**› вносим в 4-й столбец номенклатуры дел, а также указываем ссылку на статью ст. 411 а. Если в статье есть примечание, то его вносим в 5-й столбец номенклатуры дел. Аналогично определяем сроки хранения других документов.

Фрагмент номенклатуры дел общеобразовательного учреждения представлен в ‹Приложение1›:.

Читайте также  Оплата за опекунство над ребенком

Ответственность за сохранность документов

В соответствии со статьей 13.20 КоАП Российской Федерации за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрено административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Подводя итог статьи, можно сделать вывод о том, что в целях соблюдения архивного законодательства необходимо в общеобразовательном учреждении организовать работу по сохранению документов надлежащим образом.

Необходимые нормативные документы

Список нормативных документов, которые помогут при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов общеобразовательного учреждения, представлен в сводной таблице ‹Приложение2›.

P/S: Имею краткосрочное повышение квалификации по темам “Документационное обеспечение организации” (ИРО Иркутской области, 72 ч., 2010 г.), “Документационное обеспечение управления” (Институт повышения квалификации ФГБОУ ВПО “БГУЭП” г. Иркутск, 72 ч., 2015 г.), а также практический опыт работы по данному направлению.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

Правила формирования дел

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  • наименование организации и структурного подразделения;
  • номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  • заголовок;
  • срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Не так давно Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. В чем суть изменений? Посмотрим в таблице.

Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ

Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ

Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет

1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 лет.
2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 лет.

(За исключением тех документов, для которых в Перечне (Приказ № 558) установлен иной срок хранения.)

Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет хранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году можно в конце материала, а в представленной ниже можно ознакомиться со сроками хранения некоторых бумаг.

Период хранения Наименование
1 год
  • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
  • данные лиц, не принятых на работу;
  • графики отпусков.
3 года
  • учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
  • записи о трудовой дисциплине.
5 лет
  • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
  • выписки по улучшению условий и охраны труда;
  • документы по технике безопасности и ее соблюдению;
  • документы о командировках.
50 лет (до востребования)
  • личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
75 лет
  • характеристики и личные карточки сотрудников;
  • трудовые договоры.
Постоянно
  • коллективные договоры;
  • личные дела руководителей.
Читайте также  Отп банк погасить кредит досрочно

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения наказание может быть предупреждением, штрафом или дисквалификацией. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20 , 13.25 , 19.5 , 19.6 , 19.7 КоАП РФ.

Статьи по теме

  • учет и классификация всей документации, формирующейся в учреждении;
  • упрощение поиска нужных бумаг, благодаря фиксации и систематизации всех документов по типу, дате и принадлежности;
  • облегчение составления описи, сбора и передачи материалов;
  • подготовка документации для передачи в архив на хранение или для утилизации.

Номенклатура дел: правовая основа и роль документа

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение. Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется.

Составлять номенклатуру дел обязаны все образовательные учреждения. Чтобы понять, как правильно классифицировать, учитывать и обрабатывать данные номенклатуры, получите новые знания в Школе менеджера образования. Пройдите обучение по программе «Документы образовательной организации». По итогам вашей учебы оформим удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Записывайтесь на обучение здесь.

  • Уставом учреждения, Положениями о его структурных подразделениях;
  • штатным расписанием образовательного учреждения;
  • номенклатурой прошлых лет, описями дел временного и постоянного хранения;
  • регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с перечислением сроков хранения;
  • примерными и типовыми сроками хранения документации, принятыми вышестоящими ведомствами.

Вы руководите образовательной организацией? Повышайте квалификацию и получайте новые знания без отрыва от работы в Школе Менеджера образования. На этом портале собраны онлайн-курсы повышения квалификации на любую интересующую тему. Выбрать подходящий курс и записаться на обучение можно здесь.

  • утверждать номенклатуру дел;
  • утверждать перечни документов, которые подлежат постоянному или временному хранению;
  • составлять акты на документы, подлежащие уничтожению.
  • все документы, которые издаются или принимаются в ходе выполнения непосредственной деятельности школы, подлежат систематизации;
  • если несколько дел можно сгруппировать по номинальному, предметно-вопросному или хронологическому принципу, их объединяют;
  • допускается раздельная группировка бумаг временного и постоянного хранения;
  • заголовки дел должны быть сформулированы строго и четко, чтобы при объединении несколько документов в одно дело, исключалось неправильное трактование сути или сроков хранения;
  • внутри разделов номенклатуры дела систематизируют по сроку хранения или степени важности.

Принципы группировки документов в дела

Тип документа
Инструкция по группированию
Распорядительные документы
Протоколы Располагают в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года — с 1 сентября по 31 августа.
Планы, отчеты, сметы Отдельно от проектов и черновиков этих документов, их хранят с делами того года, на который (за который) они составлены.
Лицевые счета работников Распределяют в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагают по алфавиту.
Переписка Структурируют в хронологической последовательности в дела за календарный год. Документ-ответ вносят после документа-запроса.
Документы в личных делах работников
  • внутренняя опись документов;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • должностная инструкция;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • договор о полной материальной ответственности (если работник — материально ответственное лицо);
  • копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • лист-заверитель (составляют при сдаче личного дела в архив);
  • результаты предварительного и обязательных периодических медицинских осмотров;
  • согласие на обработку персональных данных.

Структура и содержание документа

  • Типовая — используется для определения описи документации однотипных учреждений. Составление такой номенклатуры регулируется вышестоящими ведомствами и предусматривает типовые сроки хранения бумаг, единую индексацию и типовой состав дел. Это нормативный документ, который берется за основу при разработке конкретной номенклатуры.
  • Примерная — отражает примерный состав дел и их индексов для подведомственных учреждений, утверждается вышестоящими структурами и министерствами. Это не нормативный документ, однако он устанавливает примерные сроки хранения, индексы и состав дел. Используя примерную номенклатуру для создания индивидуальной, могут меняться заголовки, количество дел. Сроки хранения примерной номенклатуры согласовывают в госархиве.
  • Индивидуальная — предусматривает структурные, правовые и функциональные особенности учреждения, поскольку разрабатывается для определенного экономического субъекта на базе примерных и типовых номенклатурных приказов.
  1. Учебно-воспитательная работа — классные журналы, планы и образовательные программы, протоколы заседаний педагогического совета.
  2. Кадровая служба — трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные дела педагогических работников и представителей вспомогательного персонала.
  3. Канцелярия — личные дела учеников, устав и паспорт учреждения, распорядительные документа директора.
  4. Хозяйственная часть — техпаспорта, описи инвентаризации, акты приемки и списания имущества.
  5. Бухгалтерия — справки, хозяйственные и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей.
  6. Медицинская часть — документы на прививки и медикаменты, амбулаторные карты детей.

Порядок составления и оформления номенклатуры дел

  1. Документы профсоюзной организации, если она оформлена как отдельное юрлицо, тоже не вносятся в номенклатуру дел школы. Описи подлежат все приказы, корреспонденция, журналы, графики, картотеки, а также документы, касающиеся воспитательной работы в школе.
  2. В номенклатуру должны быть внесены бумаги временно действующих групп и комиссий, которые были созданы для решения определенных задач, документация общественных организаций и даже документы, которые поступили в ОУ для окончания решения вопроса или его продолжения, бумаги по переходящим делам.
  3. В течение года в бланк описи пополняется документами, которые были созданы в результате решения новых вопросов образовательного учреждения, для чего в каждом разделе номенклатуры выделяются резервные номера.
  1. вида (переписка, документ, дело) или названия вида (протокол, акт, приказ);
  2. автора документа — должностного лица, структурного подразделения, организации;
  3. адресата, которому адресованы документы или корреспондента, получающего документацию;
  4. краткого содержания бумаг;
  5. указания месторасположения организации-адресата или корреспондента (местность, территориальное образование);
  6. даты (периода), к которому относятся бумаги;
  7. наличия копий дела (например, «Приказы по воспитательной работе. Копии»), подлинность документа в заголовке не отображают.

Получите диплом установленного образца

Для грамотной и эффективной организации документооборота в школе рекомендуем пройти обучение по программе «Документы образовательной организации».

  • в верхней левой части листа указывают наименование образовательного учреждения (справа выделяется место на подпись директора);
  • по центру указывают наименование документа, место составления, № и период действия номенклатуры;
  • табличная часть разделяется на пять граф: 1 — индекс дела (группы цифр через дефис), 2 — заголовок дела, 3 — количество частей, томов дела (заполняется в конце года, новый том заводят, когда число страниц достигает 250 или толщина дела — 4 см); 4 — сроки хранения документов и законодательные акты, регламентирующие эти сроки; 5 — примечания.
  • под табличной частью указывают составителя документа, его должность и подпись.

Утверждение и хранение номенклатуры

  1. Школьный деловод или ответственный за делопроизводство работник подписывает номенклатуру.
  2. Работник или руководитель архива визирует опись своей подписью.
  3. Учреждения, комплектующие муниципальный архив, согласовывают перечень документов с экспертно-проверочной комиссией и архивным учреждением раз в пятилетку. Если учреждения не передают документы в муниципальный или госархив, то согласовывать с ЭПК номенклатуру не нужно.
  4. Директор школы утверждает опись соответствующим приказом об утверждении номенклатуры дел в школе или грифом непосредственно на документе.
  5. После утверждения номенклатуры из соответствующих разделов описи делаются выписки для структурных подразделений.

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

“>

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector