Служебная записка на замену стула

Содержание

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

  • наименование организации, подразделения;
  • кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
  • заголовок документа (по центру – «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»);
  • регистрационный номер;
  • что именно нужно закупить и в связи с чем;
  • подпись с расшифровкой, дата написания.
  • Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
    Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

    В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

    Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

    Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

    Читайте также  Адмиралтейская 3 1 офис 402 отзывы

    Как грамотно составить и написать?

    Cпецодежды (СИЗ)

    В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

    Приведем конкретный пример:

    Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

    от HR-менеджера Иванова И. И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

    В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

    Иванов Иван Иванович (подпись)

    16 января 2016 года.

    Мебели

    Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

    Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

    Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

    от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

    Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

    Петрова Мария Ивановна (подпись)

    5 мая 2017 года.

    Канцтоваров

    Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

    Руководителю департамента материально-технического обеспечения

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

    В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

    • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
    • дырокол – 5 штук;
    • блок разноцветный – 10 штук.

    руководитель отдела по работе с клиентами

    Иванова Ирина Ивановна (подпись)

    30 мая 2017 года.

    Оргтехники (сканера, принтера)

    В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

    Директору по снабжению

    от офис-менеджера Петровой Е.Е.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

    Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

    • лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
    • мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

    Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

    14 мая 2016 года.

    Телефона

    Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

    Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

    от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

    Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

    Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

    15 февраля 2017 года.

    Инструментов

    Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

    Руководителю АХО ООО «Совремонт»

    от бригадира Иванова И. И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

    Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

    10 мая 2015 года.

    Иванов Иван Иванович (подпись).

    Настольной лампы

    Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

    Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

    Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

    зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

    16 марта 2016 года.

    Автошин

    В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

    Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»

    от начальника АХО Смирнова С.С.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

    Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

    Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

    20 мая 2017 года.

    Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Служебные записки не относятся к управленческой документации. Однако это также значимый документ. Обычно в записке содержится какая-либо просьба. То есть это документ с побудительным действием. На его основании в дальнейшем будут формироваться распоряжения. К примеру, руководитель получает служебную записку о замене компьютера на новый. Если он признает разумность просьбы, он издает распоряжение о выделении средств на новый ПК.

    Правила составления записки

    Записка формируется в свободном виде. Однако при ее составлении нужно следовать сложившимся деловым обычаям. В документе отражается эта информация:

    • Название должности и данные об адресате.
    • Наименование документа.
    • Дата составления.
    • Подзаголовок.
    • Изложение просьбы (при этом можно приводить аргументы и ссылаться на предлагающиеся документы).
    Читайте также  Звания в прокуратуре россии погоны

    Просьбу и ее обоснование можно описывать достаточно подробно. Однако следует помнить, что записка является официальным документом. А потому в ней не должно быть ничего лишнего.

    Когда имеет смысл составлять записку о замене компьютера

    Составлять записку о замене ПК следует в следующих случаях:

    • Компьютер сломался и не подлежит ремонту.
    • ПК морально устарел.
    • На компьютере текущей версии нельзя выполнять актуальные задачи из-за зависаний.

    Причину необходимости обновления нужно обязательно отразить. Желательно ссылаться на факты. К примеру, на год выпуска компьютера, частоту его поломок за определенный период.

    Образец

    Служебная записка №121 о замене компьютера на новый

    Довожу до вашего сведения, что компьютер 2010 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.

    Основания для составления и цели записок

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    Пример 2

    На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

    Есть и третий вариант.

    Пример 3

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. П исьменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Читайте также  Как платить за свет через терминал

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

    Образцы для разных случаев

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Служебка _командировка" src="https://ppt.ru/fls/290/sluzhebnaya-zapiska-1-.png"/>

    Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Служебная записка о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»
    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4
    г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Докладная об отсутствии на рабочем месте

    Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

    Служебка _отсутствие" src="https://ppt.ru/fls/290/obrazec-sluzhebnaya-zapiska1-.png"/>

    Записка о списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

    Служебка _списание сырья" src="https://ppt.ru/fls/290/spisaniye-syrya.jpg"/>

    Письмо о необходимости ремонта оборудования

    С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Служебка _ремонт" src="https://ppt.ru/fls/290/sluzhebka-remont.png"/>

    Письмо об отзыве из отпуска

    Служебка _отзыв" src="https://ppt.ru/fls/290/sluzh-otzyv-.png"/>

    Электронные служебные записки. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    Срок хранения

    Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

    Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector