Штатное количество работников это

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3, установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

  1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
  2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
  3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
  4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Штатная численность работников – это то количество необходимых сотрудников, с помощью которых вы сможете добиваться поставленных целей и развивать компанию. У начинающих бизнесменов, особенно на ранних этапах, возникает множество вопросов, связанных с этим понятием. Как рассчитать штатную численность, какие специалисты необходимы в первую очередь. Не разобравшись в этих вопросах, не удастся запустить даже самое небольшое производство или компанию.

Читайте также  Возраст приема на работу в полицию

Для чего нужно определять штатную численность?

Штатная численность работников – это то, без чего не обходится ни одно успешное и эффективное предприятие. Учитывать и следить за этим показателем важно, так как от него зависит конечный успех всего вашего бизнеса.

Необходимо, чтобы руководитель и начальник отдела кадров не забывали контролировать эти параметры, постоянно обновляли статистические данные, предоставляя актуальные сведения. Данные по штатной численности работников необходимо регулярно заносить в отчетные документы. Их составление регламентировано соответствующими законодательными актами и требованиями.

Определение штатной численности персонала

В широком смысле штатная численность работников – это количество сотрудников компании или предприятия, входящих в его штат. Либо это число, которое значится в утвержденном руководителем (это обязательное требование), штатном расписании.

Отдельно стоит отметить, что сезонные работники либо сотрудники, с которыми вы заключаете временные трудовые договора, в общее штатное расписание не входят. Поэтому учитывать их не нужно.

Употребление данного понятия стало особенно распространено в бизнес-планировании при определении значения численности персонала. Также оно достаточно часто встречается при обсуждении наиболее эффективных решений управленческих вопросов, связанных с развитием предприятия или компании.

Как документально зафиксировать количество сотрудников?

Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.

Штатная численность работников – это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то что сделать это зачастую достаточно сложно.

Сезонные работники

По факту руководители предприятий часто сталкиваются с ситуацией, когда численность работников по штатному расписанию существенно меньше запланированной изначально. Это связано с тем, что компаниям намного выгоднее нанимать сезонных или временных сотрудников, чем заключать официальные договора и включать работника в штат.

В последнем случае за него необходимо платить все соответствующие налоги и страховые выплаты – в фонд обязательного медицинского страхования, пенсионный фонд России. Если же работник трудится на временной основе, то на всем этом можно сэкономить. На это часто и идут руководители обычно небольших фирм и компаний.

К тому же, когда структура и штатная численность работников невысока, проще вести их учет. А если потребности в услугах конкретного сотрудника возникают нерегулярно, то ему не нужно ежемесячно платить заработную плату, а можно ограничиться выплатами по факту за объем непосредственно выполненной работы.

Кстати, удобная система найма на временную или сезонную работу распространена во многих странах мира. Этим занимаются специализированные агентства, которые вам подыскивают необходимых сотрудников на заранее оговоренный временной период.

Часто такие агентства набирают себе в штат работников, которые затем по лизинговым операциям переходят из одной компании в другую. Так вы можете осуществлять полноценное функционирование компании, не изменяя при этом среднесписочную численность штатных работников. Как правило, это относится к производственным и хозяйственным специальностям. Например, сотрудникам клининговых компаний, охранникам, ремонтным работникам.

Расчет штатной численности работников

В настоящее время разработано несколько методик, с помощью которых можно проводить необходимые расчеты штатной численности ваших сотрудников. Но есть методы, которые распространены больше других, их успешно применяют большинство компаний и организаций.

Расчет штатной численности работников, в основу которого положены понятия трудовых норм, представляется самым перспективным и эффективным. При таком способе необходимо производить тщательный учет невыходов работников по различным причинам, в том числе и уважительным, который, в конечном счете должен соответствовать утвержденному плану. Все эти расчеты включаются в годовую и квартальную бухгалтерскую отчетность.

При этом не стоит забывать, что каждое предприятие, каким бы небольшим оно ни было, имеет законное право самостоятельно разрабатывать нормативы и принимать методические рекомендации штатной численности работников. В дальнейшем оно может придерживаться их при осуществлении расчетов сколько угодно времени.

Количество штата сотрудников

Рекомендации по определению штатной численности работников тесно связаны с таким понятием, как количество штата. По сути, это произведение значения нормативной численности сотрудников и соответствующего коэффициента, который должен учитывать плановый невыход персонала на работу. Естественно, невыход учитывает только уважительные причины, такие как болезни, декретные отпуска, командировки, обстоятельства срочного семейного характера. Таким образом определяется то количество сотрудников, которое необходимо вашему предприятию, для полноценного функционирования, учитывая все возможные жизненные обстоятельства.

Рассчитывается это так. Плановый коэффициент невыхода сотрудников складывается с процентом невыходов, который, в свою очередь, переводят в доли, путем планомерного деления на 100. Такая методика определения штатной численности работников считается одной из наиболее перспективных.

Читайте также  Как распечатать книгу из интернета

Отчетность по штатной численности работников

Нередко на предприятиях руководство требует официального документального учета штатной численности сотрудников. Для этого составляются списочные данные, в которых учитываются нормативы для определения размера штата компании.

Данные, внесенные в эти списки, должны соответствовать количеству работников, которые включены в табель. Так можно эффективно и без лишних трудозатрат фиксировать посещаемость.

Также не стоит забывать, что при определении штатной численности работников рекомендации, разработанные трудовой инспекцией, необходимо соблюдать. Ведь от этого напрямую будет зависеть правильность ваших расчетов.

В частности, в штатное расписание необходимо заносить всех сотрудников, без исключений, с которыми заключены официальные долгосрочные трудовые договора. Также необходимо производить тщательный учет лиц, которым официально начисляется денежное вознаграждение на исполнение ими своих обязанностей.

Интересный момент, в табель необходимо вносить всех сотрудников, даже в тех случаях, когда они не являются на свое рабочее место. Причем неважно, по каким причинам – уважительным или нет. Конечные данные, имеющиеся в таблице, должны строго соответствовать тем данным, которые есть в табеле.

Нормы учета трудового времени

Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников. Рабочее время, необходимое на выполнение задания, необходимо закладывать на этапе определения технических и организационных условий, в соответствии с которыми будет выполняться поставленная задача.

Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать. Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.

Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.

Расчет временных норм

Также обязательным для отдела кадров считается расчет временных норм. Их также относят к временным затратам. К ним причисляются исследование положений нормативно-правовых документов, оформление и отправка соответствующих запросов, изучение и анализ материалов и данных, относящихся к конкретной отрасли, в которой ведет свою деятельность ваша компания. Также важно контролировать реализацию намеченных программ и планов.

Также в нормы времени включаются те затраты, которые необходимы для реализации мероприятий, без которых выполнение поставленных задач окажется невозможным, а также часы, которые уйдут на подготовку итоговой финансовой отчетности.

Определяются данные нормы исходя из установленной штатной численности персонала. Соответствующие цифры включаются в табель.

Данные показатели, как правило, во всех фирмах устанавливаются за один финансовый год. При этом численность сотрудников должна соответствовать нормативам, совокупным трудовым затратам, которые необходимы, чтобы выполнить конкретную задачу.

Определяя конечную штатную численность, важно учесть и правильно рассчитать коэффициент невыхода. В него необходимо включить время, которое сотрудники проводят в плановых отпусках, дни, которые в среднем будут посвящены повышению квалификации, обучению и переобучению, учесть временную нетрудоспособность.

Не стоит забывать и о поправочных коэффициентах. К ним относят то время, которое работник тратит на личные нужды или отдых в процессе работы. Например, к ним стоит отнести перекуры. Про них нельзя забывать, так как в противном случае цифры на выходе будут неверными, и вы не получите тот результат, на который рассчитывали.

Планирование временных показателей

Еще один важный момент, ради которого ведут учет штатной численности сотрудников, это оценка их труда и потенциала. В конечном счете, это один из ключевых показателей. В это число входят все сотрудники, вне зависимости от того, какова на конкретном предприятии структура организации. Стоит только не забывать своевременно вносить новых сотрудников и исключать уволенных.

Чтобы рассчитать штатную численность, отделом кадров формируется баланс времени, в который заносятся временные рабочие показатели каждого сотрудника.

Основу составляет календарный фонд всего рабочего времени. Из него стоит вычесть только праздничные дни, выходные, а также плановые и дополнительные отпуска, которые предоставляются сотрудникам в соответствии с уставом вашего предприятия.

Не стоит забывать об отпусках, предоставляемых работникам государством. В первую очередь, речь идет о декрете. Вычисление невыходов по болезни производится в соответствии со среднестатистическими показателями.

Также в данный план необходимо внести количество неявок, которые могут случиться, а также продолжительность рабочего дня каждого отдельного сотрудника.

Читайте также  Оклеветали в интернете что делать

Во временном фонде существуют три раздела. Это календарный, эффективный и номинальный фонды.

Итоговые значения календарного совпадают с плановыми показателями. Если производство работает по периодическому типу, то из календарного фонда следует вычесть выходные и праздничные дни. Так вы получите номинальное значение.

И, наконец, эффективный фонд представляет собой номинальный, в котором не учтены неявки сотрудников по болезни, общественным поручениям и плановым отпускам.

В итоге штатная численность персонала вашей организации определяется, исходя из множества различных параметров, основным из которых является заданное количество сотрудников, которые нужны для обслуживания всех рабочих мест, имеющихся на производстве.

Разновидности численности

Предельная и фактическая численность работников — это важные показатели, характеризующие необходимое количество персонала для достижения главной цели финансово-хозяйственной деятельности предприятия — получения прибыли. При этом предельная подразумевает под собой максимальное количество сотрудников, необходимых для выполнения работы, а фактическая отражает реальное положение дел.

В целях статистического наблюдения и иной отчетности выделяют еще несколько разновидностей:

  1. Списочная (штатная) — представляет собой количество единиц в штатном расписании.
  2. Среднесписочная — рассчитывается за определенный период времени на основе списочной.
  3. Явочная — представляет собой число работников, необходимых для осуществления непрерывности рабочего процесса.

Списочная и фактическая численность работников — это разновидности, главное отличие которых в том, что первая иллюстрирует общее количество сотрудников на предприятии с учетом находящихся в отпусках, декретах, больничных и т. п., а вторая показывает число работников, непосредственно выполняющих свои обязанности на рабочих местах на конкретную дату.

Факторы, влияющие на численность работников

Факторы, влияющие на потребность организации в персонале, можно разделить на 2 большие группы: внутренние и внешние.

К внутренним можно отнести:

  • перспективы развития фирмы;
  • организационную структуру предприятия;
  • уровень материально-технического оснащения труда;
  • наличие «текучки» рабочей силы.

Внешние факторы включают:

  • темпы и тип экономического роста в целом по отрасли;
  • инфляцию и уровень безработицы;
  • развитие технологий;
  • конкуренцию.

Все эти факторы в большей или меньшей степени оказывают непосредственное влияние на количество сотрудников, а через него и на другие финансовые результаты деятельности предприятия. Так, увеличение численности работников — экстенсивный фактор экономического роста, в то время как повышение качества человеческих ресурсов — интенсивный.

Методика подсчета

При подсчете численности специалисты обычно руководствуются следующими нормативными актами и документами:

  1. Указания по заполнению форм статистической отчетности. Действующая их редакция утверждена Приказом Росстата № 722 от 22.11.2017.
  2. Инструкция, утвержденная Госкомстатом СССР еще в 1987 г. Несмотря на солидный возраст документа, отменять его не планируется, он по-прежнему действует, но только в части, не противоречащей текущему трудовому законодательству РФ.
  3. ЛНА организации: штатное расписание, штатно-должностная книга и пр.
  4. Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках и другие подобные распоряжения.
  5. Личные карточки работников (унифицированная форма Т-2 или ее заменяющая на предприятии).

В списочный состав включаются:

  • работающие (в том числе неполный день, сокращенное рабочее время) и находящиеся в простое;
  • находящиеся на больничном;
  • находящиеся в командировках;
  • находящиеся в отпусках (очередном, учебном, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком) или отгулах;
  • выполняющие государственные и общественные обязанности, например участвующие в работе избирательных комиссий или являющиеся присяжными заседателями;
  • временные работники, принятые по срочному трудовому договору;
  • находящиеся под следствием или арестом;
  • совершившие прогул;
  • отстраненные от работы;
  • принимающие участие в забастовках;
  • повышающие квалификацию, если за ними сохраняется зарплата;
  • работники — иностранные граждане.

Не включаются в списочный состав:

  • внешние совместители (внутренние включаются как 1 единица, по основному месту работы);
  • привлеченные на основании ГПД;
  • собственники компании, если они не получают заработную плату;
  • военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.

Фактическая численность включает всех сотрудников организации, выполнявших свои обязанности в конкретный рабочий день, и определяется на основании табелей учета рабочего времени. При ее подсчете исключаются лица, не вышедшие на работу, вне зависимости от причин их отсутствия.

Как отразить в документах

В настоящее время такой показатель как фактическая численность работников не входит ни в один отчетный документ, но контролирующие органы все же могут иногда запрашивать подобную информацию. Форма ее предоставления может быть различной (например, ведомость распределения численности работников годового фактического объема или письмо о численности), но чаще всего используется справка, заполняемая ответственными лицами предприятия (главный бухгалтер или инспектор по кадрам) в свободной форме.

Справка о фактической численности работников, образец

В отличие от фактических, сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в ФНС ежегодно, до 20 января, а также в некоторых других случаях, регламентированных законодательством, или по запросу. Форма их предоставления зафиксирована Приказом ФНС России 29.03.2007 № ММ-3-25/[email protected]

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector