Функции начальника отдела снабжения

I. Общие положения

  1. Начальник отдела материально-технического снабжения относится к категории руководителей.
  2. На должность начальника отдела материально-технического снабжения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области материально-технического снабжения не менее 5 лет.
  3. Назначение на должность начальника отдела материально-технического снабжения и освобождение от нее производится приказом директора организации
  4. Начальник отдела материально-технического снабжения должен знать:
  1. 4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому обеспечению предприятия.
  2. 4.2. Методы и порядок перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения, разработки нормативов производственных запасов сырья, материалов и других материальных ресурсов, проведения работ по ресурсосбережению.
  3. 4.3. Организацию материально-технического обеспечения и складского хозяйства.
  4. 4.4. Порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением, оформления документации на отпуск материалов подразделениям предприятия.
  5. 4.5. Стандарты и технические условия по материально-техническому обеспечению качества продукции, методы и порядок их разработки.
  6. 4.6. Оптовые и розничные цены, номенклатуру потребляемых материалов.
  7. 4.7. Основы технологии, организации производства, труда и управления.
  8. 4.8. Организацию учета снабженческих и складских операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения.
  9. 4.9. Основы трудового законодательства.
  10. 4.10. Средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.
  11. 4.11. Правила и нормы охраны труда.
  • Начальник отдела материально-технического снабжения подчиняется
  • На время отсутствия начальника отдела материально-технического снабжения (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное приказом директора организации), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  • II. Должностные обязанности

    Начальник отдела материально-технического снабжения:

    1. Организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.
    2. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.
    3. Изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов.
    4. Обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
    5. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
    6. Обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности и хранение на складах предприятия.
    7. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
    8. Руководит разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.
    9. Обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
    10. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.
    11. Организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения.
    12. Обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
    13. Организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.
    14. Обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.
    15. Руководит работниками отдела.

    III. Права

    Начальник отдела материально-технического снабжения вправе:

    1. Знакомиться с проектами решений директора предприятия, касающимися деятельности отдела материально-технического снабжения.
    2. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по улучшению деятельности отдела материально-технического снабжения.
    3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.
    4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
    5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
    6. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела материально-технического снабжения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
    7. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
    Читайте также  Не выдали кассовый чек какая статья

    IV. Ответственность

    Начальник отдела материально-технического снабжения несет ответственность:

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
    2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
    3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    1. Общие положения

    1.1 Начальник отдела снабжения относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора фирмы по представлению заместителя директора.

    1.2. На должность начальника отдела снабжения назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.

    1.3. Начальник отдела снабжения подчиняется непосредственно заместителю директора.

    1.4. Начальник отдела снабжения должен знать:

    — основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность фирмы по оптовой и розничной торговле продукции;
    — сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
    — требования фирмы к качеству товаров;

    -оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента фирмы, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов;
    — методы и порядок закупок продукции;

    — порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением;
    — порядок расчетов по договорам;

    — организацию работы складского хозяйства фирмы, методы планирования, контроля и управления складским запасом;

    — базу данных, а также иные программные средства, используемые фирмой для обеспечения торгового процесса.

    1.6. На время отсутствия начальника отдела снабжения (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет назначенный менеджер по снабжению, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    1.7. Начальник отдела снабжения постоянно повышает свой профессиональный уровень.

    1.8. Начальник отдела снабжения выполняет разовые поручения руководителей фирмы, связанные с деятельностью ООО «Версия».

    1.9. Начальник отдела должен иметь опрятный внешний вид, должен быть энергичен и позитивно настроен, обладать коммуникабельностью, способствовать созданию благоприятного делового и морального климата на фирме.


    2. Функциональ
    ные обязанности

    На начальника отдела снабжения возлагаются следующие функции:
    2.1. Руководство работой менеджеров отдела снабжения.
    2.2. Руководство и организация закупками товара по всему торговому ассортименту Фирмы.

    2.3. Участие в работе по формированию ассортимента. Определение объема закупки и участие в ценообразовании. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен фирмы.

    2.4. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

    2.5. Контроль и организация работ с производителями и поставщиками.

    2.6. Работа с документами по работе отдела снабжения.

    2.7. Организация, управление и контроль работы с таможней.

    3. Должностные обязанности

    Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела снабжения обязан:

    3.1. Руководство работой менеджеров отдела снабжения

    3.1.1. Распределять среди менеджеров отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
    3.1.2. Рассматривать и утверждать предложения менеджеров отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций, исходя из экономических интересов фирмы.

    3.1.3. Ставить цели и осуществляет расчет вознаграждения сотрудникам отдела в соответствии с установленным на фирме порядком.
    3.1.4. Организовывать текущее взаимодействие своего отдела с другими отделами фирмы.

    3.1.5. Обеспечивать своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на фирме распоряжений, приказов, инструкций и т. д.

    3.1.6. Поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.

    3.1.7. Ежегодно разрабатывать предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела снабжения, осуществлять мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации.
    3.1.8. Обеспечивать режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела снабжения согласно действующего положения.

    3.2. Руководство и организация закупками товара по всему торговому ассортименту фирмы.

    3.2.1. Определять порядок и процедуру закупки товара, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определять и согласовывать порядок расчетов с поставщиками.

    3.2.2. Контролировать состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.

    3.3. Формирование ассортимента, определение объема закупки и участие в ценообразовании. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен фирмы.

    Читайте также  Название для фермерского магазина

    3.3.1. Совместно с отделом сбыта проводить оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
    3.3.2. Изучать маркетинговую информацию и, коммерческие предложения с целью оптимизации существующих каналов закупок.

    3.3.3. Совместно с финансовой службой вести учет затрат фирмы на закупку товара, регулировать затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).

    3.4. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

    3.4.1. Готовить альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.

    3.4.2. Следить за предоставлением фирме наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.

    3.5. Контроль и организация работ с производителями и поставщиками.

    3.5.1. Принимать решения о необходимых фирме изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с заместителем директора..
    3.5.2. Контролировать и обеспечивать подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласовывать условия и сроки поставок, изучать возможность и целесообразность кооперации фирмы с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.

    3.5.3. Совместно с финансовой службой организовывать взаиморасчеты с поставщиками, следить за состоянием кредиторской задолженности предприятия, возникшей в связи с закупками товара.
    3.5.4. Разрабатывать совместно с финансовой службой помесячный и еженедельный графики выплат поставщикам предприятия.

    3.5.5. Организовывать претензионную работу с производителями и поставщиками при нарушении ими договорных обязательств, контролировать проведение расчетов по этим претензиям, согласовывать с ними изменения условий заключенных договоров.

    3.6. Работа с документами по работе отдела снабжения.
    3.6.1. Формировать сметы затрат отдела ежемесячно в срок до 28 числа каждого месяца, гарантировать правильность содержащихся в них данных, а также контролировать их исполнение. Согласовывать сметы затрат отдела заместителем директора и передавать экономисту.

    3.6.2. Осуществлять подготовку всех установленных для отдела форм отчетности, контролировать правильность содержащихся в них сведений, подтверждать (визировать) их достоверность:

    — график платежей по каждому из направлений;

    — график поставок с указанием ассортимента и сроков.

    3.6.3. Обеспечивать надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем Отделе (базы данных, договора, доверенности и т. д.).
    3.7. Организация, управление и контроль работы с таможней.

    3.7.1. Контролировать, организовывать, управлять проведением таможенного оформления товара.

    4. Права

    Начальник отдела снабжения имеет право:

    4.1. Действовать от имени фирмы, представлять интересы фирмы во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.

    4.2. Знакомиться с проектами решений руководства фирмы, касающимися закупок и сбыта продукции.

    4.3. Вносить на рассмотрение руководства фирмы предложения по улучшению деятельности отдела снабжения.

    4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений фирмы.

    4.5. Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    4.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    4.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела снабжения, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

    5. Ответственность

    5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.2. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5.3. Ошибки, допущенные в процессе организации закупок, приведшие к низкой продаваемости товара — в пределах переменной части заработной платы.
    5.4. Разглашение коммерческой информации.

    5.5. Проведение без разрешения руководства интервью, встреч, переговоров, касающихся деятельности фирмы.

    5.6. Нарушение требований дисциплины в соответствии с нормами действующего трудового законодательства (ст. ст. 192, 193 ТК РФ) за нарушение внутреннего трудового распорядка в фирме.

    справочник по законам, документам, инструкциям, предписаниям, директивам

    (подпись) (фамилия, и .о.)

    Директор предприятия _________________

    (наименование организации, предприятия)

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.2. Начальник отдела снабжения является основным организатором стратегии Предприятия в области логистики.

    1.3. Подбирается из числа квалифицированных специалистов, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы на аналогичной должности не менее 3-х лет.

    Читайте также  Приказ минздрава россии от n 514н

    1.4. Назначается на должность и освобождается от должности, в установленном действующим трудовым законодательством порядке, приказом директора предприятия.

    1.5. Основной задачей начальника отдела снабжения является обеспечение компании всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами.

    1.6. Подчиняется непосредственно Заместителю директора по логистике.

    1.7. В работе руководствуется: методическим и другими руководящими материалами в области организациями закупок действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями Начальника отдела логистики.

    1.8. Основными показателями эффективности работы являются:

    1.8.1. организация бесперебойного снабжения;

    1.8.2. уменьшение себестоимости закупаемого товаров, сырья и оборудования;

    1.8.3. соблюдение утвержденной сметы затрат;

    1.8.4. совершенствование работы отдела, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности использования средств.

    1.8.5. повышение рентабельности.

    1.9. В период временного отсутствия Руководителя транспортного отдела его обязанности возлагаются на _______________.

    2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    2.1. Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д.

    2.2. Контролировать правильность и своевременность исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;

    2.3. Руководить разработкой проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения.

    2.4. Следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации.

    2.5. Выполнять работы, связанные с подготовкой претензий к поставщикам.

    2.6. Руководить работой:

    2.6.1. по технико-экономическому анализу в области материально-технического снабжения,

    2.6.2. по разработке стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению,

    2.6.3. по повышению качества выпускаемой продукции.

    2.7. Участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.

    2.8. Осуществлять организацию оперативного учета снабженческих операций.

    2.9. Своевременно составлять и подавать на согласование смету затрат по закупкам в соответствии с действующим «Положением о планировании»;

    2.10. Контролировать соблюдение норм расчетов по отделу, в соответствии с утвержденной сметой;

    2.11. Своевременно и в полном объеме составлять и передавать в бухгалтерию необходимые отчеты;

    2.12. Контролировать своевременность сдачи отчетов в бухгалтерию сотрудниками отдела;

    3. НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ ИМЕЕТ ПРАВО:

    3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности

    3.2. Требовать от руководителей всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации плановой работы транспортного отдела;

    3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.

    3.4. Представительствовать от имени Предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

    3.5. Вносить предложения по выбору и расстановке персонала, отвечающего за закупки;

    3.6. Проводить совещания по обсуждению вопросов, входящих в компетенцию отдела;

    3.7. Издавать распоряжение по отделу о поощрении работников, отличившихся в работе, и о наложении взысканий на работников отдела, нарушивших трудовую дисциплину и должностные обязанности в соответствии с «Положением о мотивации».

    3.8. Рекомендовать к принятию на работу и увольнению персонал Предприятия.

    3.9. Подавать предложения по совершенствованию своей работы.

    3.10. Принимать участие в разработке стратегии и ценовой политики Предприятия в области логистики;

    3.11. Координировать взаимодействие отдела с другими подразделениями Предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими системами;

    4. НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА :

    4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.

    4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей и обязанностей подчиненных ему служб предприятия по вопросам производственной деятельности.

    4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий подчиненными службами.

    4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений заместителя директора по логистике.

    4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.

    4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных службы и персоналом, находящимися в его подчинении.

    4.7. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.

    5.1. Режим работы Начальник отдела снабжения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

    5.2. В связи с производственной необходимостью Начальник отдела снабжения может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Начальнику отдела снабжения может выделяться служебный автотранспорт.

    6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

    6.1. Настоящая Должностная Инструкция сообщается Руководителю транспортного отдела под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.

    С инструкцией ознакомлен ___________________

    Должностная инструкция Начальника отдела снабжения

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock detector