Что значит легализация документов

Для пенсионного обеспечения могут приниматься только те иностранные документы, которые выданы компетентными органами (должностными лицами) иностранного государства и надлежащим образом легализованы или удостоверены апостилем.

Существует два основных вида легализации документа – проставление штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны представления документа.

Кроме того, документ должен иметь перевод на русский язык, заверенный нотариусом или консульским учреждением Российской Федерации. Если перевод документа на русский язык удостоверен иностранным нотариусом, то к нему также применяется требование о легализации или апостилировании, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации.

Консульская легализация или апостилирование – подтверждение соответствия документов законодательству государства их происхождения.

Консульской легализацией иностранных официальных документов является процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочий лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания. Легализация не требуется, если договоренности между двумя или несколькими государствами отменяют или упрощают данную процедуру.

Если у России есть с государством договор о правовой помощи, который предусматривает отказ от легализации официальных иностранных документов.

Договор определяет порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одного государства-участника договора (конвенции), рассматриваются как официальные документы и пользуются на территориях других стран-участников договора доказательной силой официальных документов без какого-либо специального удостоверения.

Таким образом, если представлен иностранный документ любого государства, с которым Россия имеет договор о правовой помощи, то такой документ может быть принят для пенсионного обеспечения без какого-либо дополнительного подтверждения его подлинности. Исключения: документы, свидетельствующие о каком-либо льготном статусе гражданина.

Если документ (удостоверение его копии, перевод на русский язык) выдал компетентный орган (учреждение) или должностное лицо иностранного государства-участника Гаагской конвенции.

В соответствии с Гаагской конвенцией единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, печати или штампа, которым скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был составлен. Такой документ может быть принят для це лей пенсионного обеспечения без какого-либо дополнительного подтверждения его подлинности.

Апостиль проставляет компетентный орган иностранного государства на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Если документ (удостоверение его копии, перевод на русский язык) выдал компетентный орган (учреждение) или должностное лицо иностранного государства, у которого нет договора о правовой помощи с Российской Федерацией и которое не является участником Гаагской конвенции.

В отношении соответствующих стран действует Административный регламент исполнения государственной функции по консульской легализации документов, утвержденный приказом МИД России от 26 мая 2008 года № 6093.

В настоящее время функции по консульской легализации за границей выполняют российские загранучреждения (посольства и консульства). Российские загранучреждения принимают к легализации предназначенные для использования в России документы, выданные официальными органами и легализованные компетентным органом страны пребывания.

Представление документа, удостоверенного апостилем, не отменяет необходимость перевода документа. Если при этом перевод документа на русский язык удостоверен иностранным нотариусом, то к нему также применяется требование об апостилировании, если иное не предусмотрено международным договором (соглашением) Российской Федерации. При этом удостоверительная надпись нотариуса должна быть составлена на русском языке (переведена на русский язык).

ВАЖНО! Независимо от того, какая страна (имеющая договор о правовой помощи с Россией, являющаяся участником Гаагской конвенции или нет) выдала документ, предъявляется следующее дополнительное требование: если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь перевод на русский язык. Верность перевода (подлинность подписи переводчика) свидетельствуется нотариусом, занимающимся частной практикой, нотариусом, работающим в государственных нотариальных конторах, либо консульскими учреждениями РФ.

Читайте также  Клинические признаки опьянения это

Легализация документов в международном обращении необходима для того, чтобы официальные документы одного государства могли быть признаны на территории другого государства в их неизменном правовом статусе. Подробнее о понятии легализации документов, видах и порядке этой процедуры узнаем из статьи.

Что такое легализация документов

Легализация документов – это специальный церемониал, последовательность действий, в результате которых документ иностранного государства становится юридически значимым в требуемой стране. Процедура легализации документа может быть проведена только в той стране, где эта деловая бумага была выдана или оформлена.

Легализации подлежат документы, выданные госорганами или при их участии, документы об образовании, воинской службе, архивные справки и выписки и т. д.

В соответствии с законодательством России, не могут быть легализованы документы:

  • расходящиеся по своему содержанию с законодательством РФ или способные нанести ущерб России;
  • паспорта и другие удостоверения личности;
  • «военники»;
  • трудовые книжки;
  • профсоюзные билеты;
  • пенсионные удостоверения;
  • водительские удостоверения;
  • документы, относящиеся к коммерческим или таможенным операциям.

Виды легализации документов

По процедуре придания юридического статуса деловым бумагам в иностранном государстве можно выделить следующие пути легализации документов:

Скачать форму апостиля
  • апостилирование;
  • консульская легализация;
  • узаконивание документов путем обоюдного признания через двусторонние международные договоры;
  • легализация в Торгово-промышленной палате РФ.

При этом непосредственно к легализации документов в виде совершения определенных действий по приданию законности государственным актам в другой стране можно отнести лишь первые 2 способа (апостилирование и консульская легализация).

Тогда как взаимное признание странами госдокументов друг друга является способом, исключающим применение любых действий к документу, в том числе и проставление апостиля. В этом варианте о легализации документов можно говорить уже на этапе заключения двустороннего международно-правового договора по принятию на своих территориях документов в их существующем правовом статусе без какого-либо дополнительного оформления.

В настоящее время подобные международные соглашения заключены у России с 37 странами, включая большинство бывших союзных республик СССР, а также значительную часть европейских государств, КНДР, Кубу и прочие. Однако нужно иметь в виду, что, к примеру, Словакия, несмотря на заключенное в свое время упомянутое двустороннее соглашение, с 2010 года требует проставление апостиля на документах из России.

Что касается легализации документов через Торгово-промышленную палату РФ, то эта процедура предусмотрена для ряда коммерческих бумаг, которые не могут быть узаконены через консульскую легализацию или апостилирование. Легализацию документов в ТПП РФ проводят на основании закона «О ТТП в РФ» от 07.07.1993 № 5340-I. Однако такие действия по удостоверению документов не являются обязательными и проводятся лишь по требованию иностранного контрагента.

Чем консульская легализация документов отличается от апостилирования

Остановимся подробнее на двух процедурах, непосредственно представляющих собой способы легализации документов для заграницы. Это вставка штампа-апостиля и консульская легализация.

Легализовать документы с помощью апостиля могут только страны – стороны Гаагской конвенции от 1961 года (См. Что такое апостиль документов и зачем он нужен? ). В таком варианте легализация документа происходит в один этап, заключающийся в обращении в компетентный госорган за проставлением на справке, свидетельстве или иной деловой бумаге специального штампа – апостиля. Внешний вид и содержание штампа, призванного легализовать документы, строго определены в конвенции.

В настоящий момент сторонами Гаагской конвенции являются порядка 135 стран. Обратиться за легализацией можно в один из указанных госорганов в зависимости от того, какой документ необходимо апостилировать:

  • Минюст РФ (на федеральном уровне или в территориальных подразделениях);
  • ЗАГСы;
  • Минобороны;
  • Рособрнадзор;
  • Росархив.

По сравнению с процедурой проставления апостиля такой способ легализации документов, как консульская легализация – более сложный вариант, требующий последовательного обращения в несколько компетентных органов. Консульская легализация может понадобиться, если требуется легализовать документ и вместе с тем:

  • страна, куда будет предоставлена запрашиваемая бумага, не является стороной Гаагской конвенции 1961 года;
  • между Россией и интересующим государством нет двустороннего соглашения об обоюдном признании документов друг друга;
  • предписываемый документ не относится к деловым бумагам, которые, в соответствии с законодательством, не нуждаются в легализации.
Читайте также  На сколько дают американскую визу

Порядок консульской легализации документов

Процедуре консульской легализации документов в России посвящено 2 нормативных акта. Это:

  1. Федеральный закон «Консульский устав» от 05.07.2010 № 154-ФЗ.
  2. Админрегламент Министерства иностранных дел, утвержденный приказом МИД России от 18.06.2012 № 9470.

В соответствии с законодательством, консульская легализация охватывает несколько этапов:

  1. Засвидетельствование документа в нотариальной конторе вместе с переводом и росписью выполнившего его специалиста.
  2. Заверение подписи нотариуса в Минюсте РФ.
  3. Удостоверение печати Министерства юстиции и росписи уполномоченного чиновника в консульском департаменте МИД РФ.
  4. Дальнейшее засвидетельствование в консульстве государства, затребовавшего документ.

Заявителями в случае консульской легализации являются граждане и организации, которые должны обратиться в приемную отдела легализации и истребования документов МИД по адресу: г. Москва, 1-й Неопалимовский переулок, д. 12, подъезд 2, зал 3. Аудиенция осуществляется в будние дни каждый день с 9 часов 30 минут до 12 часов 30 минут и с 14 часов 30 минут до 17 часов, а в пятницу – с 9 часов 30 минут до 12 часов 30 минут и с 14 часов 30 минут до 16 часов.

Для осуществления процедуры необходимо предоставить:

  • заявление (образец можно скачать на сайте МИД РФ по адресу: http://www.kdm >
    Скачать форму заявления Скачать форму заявления
  • паспорт для граждан или доверенность на совершение указанных действий от организации;
  • госдокумент, требующий легализации;
  • документы, подтверждающие родственную связь в случае затребования документа родителями в отношении малолетних или родственниками усопшего;
  • квитанция об оплате госпошлины.

Длительность выполнения услуги в МИД РФ составляет 5 рабочих дней с даты принятия обращения. Если же необходимо затребовать документы в другом государстве, срок выполнения услуги может составлять до 6 месяцев и при наличии уважительных обстоятельств может быть продлен еще на 3 месяца по решению руководителя Консульского департамента МИД РФ.

Ликбез по вопросам легализации от бюро переводов «Прима Виста»: для чего нужна легализация, какие документы нужно легализовать и как оформить консульскую легализацию и апостиль в России?

Легализация документов и ее виды

Легализация — это процедура подготовки документа для подачи в другое государство. Когда вы предоставляете документ в другом государстве, принимающей стороне нужно убедиться, что он подлинный. Для этого и придумана процедура легализации: специальные штампы и отметки на вашем документе докажут, что документу можно доверять.

В каждой стране действует один из двух типов легализации:

  • апостиль — специальный прямоугольный штамп единого образца, принятый в странах, которые подписали Гаагскую конвенцию (Великобритания, США, Германия, Франция, Испания, Италия и другие). Документы, на которых стоит такой штамп, будут признаны легальными во всех странах Гаагской конвенции. Апостиль подтверждает подпись того лица, которое выдало документ.
  • консульская легализация — многоступенчатая процедура, при которой на переводе документа нужно последовательно проставить печати Министерства юстиции, Министерства иностранных дел и консульства той страны, для которой готовятся документы. Этот тип легализации действует во всех остальных странах, которые не подписывали Гаагской конвенции (за исключением тех, с которыми у России заключены двусторонние договоры о взаимопомощи, отменяющие легализацию). Консульская легализация документов понадобится для ОАЭ, Таиланда, Китая, Индонезии и других государств.

В каких случаях нужна легализация

Легализовать российские документы нужно тогда, когда они будут предъявляться в другом государстве (чаще всего, в официальных органах другой страны). Консульская легализация или апостиль могут понадобиться (в скобках даны типы документов, которые чаще всего нужно легализовать в этих ситуациях):

  • для работы или учебы за рубежом (диплом, аттестат, справка о несудимости);
  • для переезда на ПМЖ (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, справка о несудимости, выписки из банка);
  • для оформления сделок за рубежом, в том числе купли-продажи (доверенность, выписки из банка);
  • для регистрации брака в другой стране (свидетельство о рождении, справка о семейном положении, свидетельство о разводе);
  • для получения наследства, оставленного за границей (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти);
  • для ведения бизнеса за рубежом (учредительные документы юридического лица, выписки из банка, доверенности).
Читайте также  Арбитражный суд республики чувашия

Как происходит апостилирование документов

Вся суть апостилирования сводится к получению заветного штампа «Апостиль». В России четыре организации, отвечающих за оформление апостиля для граждан: Министерство образования, Министерство юстиции, Министерство внутренних дел и органы ЗАГС. Подробнее о процедуре получения апостиля в каждой из них на примере Москвы можно прочитать здесь.

В целом схема оформления апостиля выглядит так: нужно оплатить госпошлину (апостиль — государственная услуга) и прийти с квитанцией, документом, удостоверяющим личность, и документом, который нужно апостилировать, в нужную инстанцию. Там ваш документ примут на рассмотрение, сличат подпись и, если всё нормально, проставят штамп. В установленный срок нужно будет прийти за своим документом и забрать его. Стандартные сроки оформления различаются в зависимости от типа документа: от 5 до 45 дней. На фото: апостиль на свидетельстве о браке.

Апостиль может проставляться на оригинал документа, на его нотариальную копию или перевод. О том, когда какой случай предпочтительнее, читайте здесь. Сама по себе процедура оформления апостиля не требует обязательного перевода документа, но в той стране, куда вы будете подавать документы, его в большинстве случаев потребуют дополнительно.

Как происходит консульская легализация документов

1. Консульская легализация документов всегда начинается с получения перевода документа. Выполнить его должен дипломированный переводчик, потому что этот перевод затем будет заверять нотариус, а он не заверит перевод, сделанный человеком «с улицы». Перевод документа выполняется на государственный язык той страны, куда будут подаваться документы. Некоторые страны (например, Таиланд) также принимают документы, переведенные на английский.

2. Следующий этап — нотариальное заверение перевода. На этом этапе нотариус своей печатью и подписью заверяет подлинность росписи переводчика.

3. После этого документы нужно подать в Главное управление Министерства юстиции РФ. Там проверят подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати. Если всё в порядке — на документе появится штамп и подпись сотрудника Минюста. Эта процедура займет около недели.

4. Затем документы подаются в Консульский департамент МИД РФ. Там будут заверять подлинность штампа и подписи, полученных вами в Минюсте. При положительном ответе вы получите подтверждение от МИДа в виде печати с подписью уполномоченного лица. Этот этап длится также около недели.

5. Последний этап — подача документов в посольство той страны, для которой и готовятся документы. Здесь сличают подпись уполномоченного лица из МИД РФ и оттиск его печати. Если всё нормально, на переводе документа появляется еще один подтверждающий этот факт штамп. Срок рассмотрения на этом этапе зависит от конкретного консульства.

Как видите, каждый этап вытекает из предыдущего, поэтому не получится поменять их местами или пройти одновременно. Вся суть процедуры сводится к последовательному получению подписей и штампов:

  • Подпись переводчика
  • Подпись и печать нотариуса
  • Подпись и печать сотрудника Минюста
  • Подпись и печать сотрудника МИДа
  • Подпись и печать сотрудника иностранного посольства

Поэтому последняя страница перевода документа выглядит как собрание печатей и подписей. На фото: документ, прошедший консульскую легализацию для Китая.

Консульская легализация — государственная услуга, поэтому в МИДе РФ понадобится заплатить пошлину. Кроме того, каждая страна устанавливает еще и консульский сбор за эту услугу, он оплачивается в посольстве.

Как упростить процедуру легализации

Консульская легализация — сложная поэтапная процедура, да и в апостилировании при его кажущейся простоте есть свои нюансы. Ошибка при подаче документов грозит потерей времени, а иногда и денег. Уменьшить риск и сэкономить время и нервы можно, если обратиться к профессионалам-посредникам — в агентства переводов. Здесь выполняют весь комплекс услуг по легализации документов: перевод, заверение, апостиль, консульская легализация. В бюро «Прима Виста» клиенту достаточно прийти в офис с документами и обозначить задачу — вся «черновая» работа по оплате пошлин и хождению по мукам в инстанциях останется для вас за кадром.

Кроме того, в бюро переводов можно заказать ускоренное оформление апостиля или консульской легализации, чего не получится сделать при самостоятельной подаче документов. Стандартные сроки оформления документов при этом уменьшаются вдвое или даже втрое.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector