Что относится к личным документам

Содержание таких документов имеют свои особенности. Они касаются конкретного лица и являются именными.

Паспорт. Трудовая книжка. Лицевой счет. Резюме. Заявление. Автобиография. Личное дело. Объяснительная записка. Докладная записка. Жалоба. Претензия. Водительские права. Страховое свидетельство пенсионного страхования. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Документ об окончании учебного заведения (аттестат). Военный билет. Письмо. Приказ по личному составу.

Личный документ– официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения-документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Например:

Адрес: дом, улица, город, область, индекс.

Телефон: 00 00 00.

Дата и место рождения: день месяца, месяц, год, адрес рождения.

Гражданство: Российская Федерация.

Семейное положение: женат, холост, состав семьи.

Образование: годы учебы, наименование учебного заведения, наименование факультета, специальность, квалификация по диплому.

Опыт работы: годы работы, наименование организации, занимаемая должность, краткая характеристика выполняемых обязанностей по занимаемой должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).

Дополнительные сведения: владение иностранными языками, компьютером, наличие личного автомобиля и водительских прав, наличие изобретений, публикаций и т.д.

Черты характера: указываются основные (по мнению претендента на должность) черты характера.

Подпись инициалы, фамилия

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.

В договоре отражаются:

• качество (продукции, товара);

• права и обязанности сторон;

• порядок разрешения споров.

Договорные отношения могут быть установлены:

• путем направления оферты – письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием);

• путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.

Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).

В договоре должны быть:

• четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;

• предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;

• цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте");

• санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.

Договоры (контракты) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.

Рекомендуется подписи сторон договора проставлять:

• разборчиво (для однозначного установления автора подписи);

• фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);

• на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).

Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.

Договор должен иметь:

• наименование вида документа;

• заголовок (договор купли-продажи, контракт о техническом содействии);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

Датой договора является дата его подписания сторонами.

Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС – капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 – где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной).

Текст договора содержит:

• наименования сторон (полные названия организаций);

• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки рекламы и реализации;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи-приема выполненных работ;

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• переход права собственности и риски;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу
на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия
или гражданина).

Доверенности могут быть:

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.

Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.

Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности.

Доверенность должна иметь:

• наименование вида документа;

• заголовок к тексту,

В тексте доверенности указываются:

• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;

• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;

• паспортные данные уполномоченного должностного лица;

• перечисление предоставляемых полномочий;

• срок действия доверенности.

Дополнительно может быть указан:

• образец подписи уполномоченного лица.

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:

• наименование вида документа;

• заголовок к тексту;

• отметку о заверении.

Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:

• при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;

• при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).

Приказпо личному составу– правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу – обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора;

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.

Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

• о переводе на другую работу – № Т-5;

• об увольнении – № Т-8.

При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4.

• наименование вида документа;

• отметку об ознакомлении

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

В тексте указываются: фамилия, имя, отчество работника (полностью); наименование структурного, подразделения; профессия (должность);условия приема на работу (характер работы).

Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе "основание" приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

Читайте также  Казахстан трудоустройство в россии

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

Трудовой договордокумент, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор составляется:

• в письменной форме;

• в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).

Трудовые договоры могут заключаться:

•на неопределенный срок;

•на определенный срок не более пяти лет(срочный трудовой договор).Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия:

• о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;

• об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);

• иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. 1

Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работниками работодателем.

3. Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.

Трудовой договор должен иметь:

1. наименование организаций;

2. наименование вида документа;

5. место составления;

7. подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);

Датой трудового договора является дата его подписания сторонами.

В тексте трудового договора указывается:

•наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя -физического лица);I

•-фамилия, имя, отчество работника;

• место работы (с указанием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; правами обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда;

• компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

• условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

• включаются в состав личных дел работников;

• формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);

• хранятся 75 лет.

Личная карточкадокумент, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу

Личная карточка заполняется на основании документов:

• приказов по личному составу;

• документа об окончании учебного заведения;

• страхового свидетельства пенсионного страхования;

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

• других документов, предусмотренных законодательством;

• сведений, сообщаемых о себе работником.

Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.

Личная карточка должна иметь:

• наименование вида документа;

• подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.

Текстовая часть личной карточки содержит разделы:

• общие сведения о работнике;

• сведения о воинском учете;

• прием на работу и переводы на другую работу;

• профессиональная подготовка; повышение квалификации;

• поощрения и награды;

Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу".

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.

При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личная карточка заводятся на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8420 – | 7324 – или читать все.

91.146.8.87 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Каждый из нас практически ежедневно сталкивается с необходимостью предъявить личные документы. Для получения услуг и подтверждения статуса, образования, квалификации и т.п.

Известное выражение: «без бумажки – ты букашка» в условиях современной жизни не требует разъяснений. Паспорт РФ, водительское удостоверение, загранпаспорт – эти вопросы мы отразили в специальных рубриках, руководствуясь особой значимостью таких документов, удостоверяющих личность. В рубрике «личные документы» мы постарались ответить на наиболее популярные вопросы относительно порядка получения, замены или восстановления иных личных документов граждан Российской Федерации и, при соблюдении дополнительных условий, иностранных граждан.

Особенности личных документов

Из названия рубрики становится понятно, что это документы, в первую очередь, индивидуальные. То есть они выдаются конкретному человеку, на его имя, и используются для подтверждения каких-либо юридических фактов.

К примеру, аттестат о среднем образовании подтверждает факт получения основного образования. Использовать его в течение жизни, возможно, придется не раз – для поступления в ВУЗ, трудоустройства. Как восстановить аттестат в случае утери, кто ведет реестр таких документов – это практические вопросы, требующие решения и принятия мер. Или диплом о высшем образовании. При смене работы работодатель обязательно его потребует предъявить. Как быть, когда он испорчен или утрачен – об этом Вы также можете узнать из данной рубрики. Или как проверить свой или чужой диплом на подлинность, что особенно важно для работодателей. Тем более, для работодателей-физических лиц, использующих наемный труд в личных или предпринимательских целях.

Отдельно мы постарались ответить на вопросы юных призывников и их родителей – как получить приписное свидетельство, как восстановить его в случае утраты, что такое военный билет и как он оформляется.

Специальные личные документы

Есть также, так называемые, специальные личные документы. Речь идет о подтверждении наличия особо права (по аналогии с водительским удостоверением). Лицензия частного охранника, как возможность заключить трудовой договор по такой должности и работать в специализированной организации. Или санитарная книжка и порядок ее оформления, как легальное трудоустройство в определенных сферах деятельности в Российской Федерации. Мы рассказали и о разрешении на оружие для соблюдения федерального законодательства в указанной сфере всем потенциальным или фактическим владельцам разного вида оружия.

Читайте также  Как сдать квартиру в наем правильно

Виды личных документов

Мы постарались привести все возможные виды личных документов. Об назначении документов, особенности их получения и замены читайте в соответствующих текстах.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно – биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно – статистические, организационно – распорядительные.

Документы по личному составу – это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно – распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации – ГОСТ Р.6.30 – 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно – распорядительных документов.

Помимо нормативно – методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты – практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

Нормативно – справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения".

Законодательные акты и нормативно – методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

При приеме на работу фиксируются основные анкетно – биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно – биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

1. прием на работу;

2. перемещение по работе;

3. увольнение с работы;

4. установление должностных окладов;

7. изменение фамилии;

9. взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

· Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

· Заглавие – "По личному составу".

· Констатирующей части в приказе может не быть.

· Распорядительные пункты оформляются в последовательности – прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

· Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

· В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

· При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении – причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

· Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

· Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

· К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

· Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

· Приказы вступают в силу с момента их подписания.

· Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

· Нумеруются приказы в течение календарного года.

· Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

· Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

· Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа;

4. место составления;

10. подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

11. отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу – это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;

2. наименование организации;

3. выписка из приказа;

4. дата и номер подлинного документа;

5. место составления;

7. констатирующая часть текста;

8. распорядительная часть (необходимый пункт);

10. заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

2. наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

Читайте также  До скольки продают алкоголь в окей

3. дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

1. Пишется от руки в произвольной форме.

2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

1. название вида документа;

4. от кого направлено;

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

1. адресат (кому направлено);

2. от кого (Ф.И.О., адрес);

3. наименование вида документа;

5. дата составления;

Особенность заявления о переводе на другую должность – в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте – причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

1. о работе по одной или нескольким специальностям;

4. сроке действия;

5. виде трудового договора;

6. об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально – бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

2. конкретная работа по профессии, должности;

3. дата начала работы и ее окончания;

5. обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй – у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС – военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

1. сведения о работнике;

2. сведения о работе;

3. сведения о награждениях и поощрениях;

4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов дела;

2. дополнения к анкете;

3. заявление о приеме на работу;

4. анкета с фотокарточкой;

5. трудовой договор;

6. приказ о приеме на работу (копия);

7. документы об образовании (копии);

8. характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно – биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе – заверителе.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

1. название вида документа;

4. подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

1. название вида документа;

4. почтовый адрес претендента;

Текст излагается по разделам:

3. Трудовая деятельность.

4. Специальные знания.

5. Семейное положение.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

1. наименование вида документа;

Текст состоит из двух частей:

· вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

· основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета – аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров – документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка – основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

15. Основные принципы организации документооборота. Как обрабатывается входящая и исходящая документация?

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector