Что делать если в кассе недостача

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
  • В ходе аудиторской проверки;
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
  • Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

  • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
  • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
  • Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
  • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
  • В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений
Читайте также  Как определить подлинность диплома

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей;
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

  • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
  • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Рекомендованные для вас статьи:

У предпринимателей, работающих с денежной наличностью, часто возникает недостача в кассе. Причинами могут быть как халатность кассира, невнимательность, так и умышленные действия. Возмещение убытков может быть возложено на материально ответственное лицо, с которым заключен соответствующий договор.

Читайте также  Способы продажи ипотечной квартиры

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 . В нем надлежит указать:

  • материально ответственное лицо;
  • состав комиссии;
  • сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
  • результаты инвентаризации;
  • объяснение причин недостачи;
  • решение руководителя организации.

У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

Порядок возмещения недостачи

Если работник, у которого выявлена недостача, соглашается с возмещением ущерба, денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям. Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере.

Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

Важно учитывать, что ущерб может быть возмещен во внесудебном порядке, только если не истек месячный срок с момента окончательного установления его размера. В противном случае взыскание возможно только через суд.

Взыскание недостачи в суде

Возмещение недостачи в кассе с работника в судебном порядке происходит при наступлении следующих событий:

  • объем недостачи превышает среднемесячный заработок работника и последний отказывается его возмещать;
  • истек месяц с момента установления размера ущерба;
  • работник уволился до полного возмещения убытков.

Для обращения в суд необходимо составить исковое заявление и предоставить доказательства:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • данные бухгалтерского учета;
  • акт, подтверждающий возникновение недостачи;
  • объяснительная записка от работника (акт об отказе дать объяснения);
  • иные доказательства.

Работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба материально ответственным лицом в течение одного года со дня, когда был установлен ущерб.

В соответствии со статьей 242 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством. Среди таких случаев можно, в частности, указать недостачу ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.

Согласно статье 244 Трудового кодекса РФ, письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, к таким должностям относятся должности кассиров, контролеров, кассиров-контролеров (в том числе старших), а также других работников, выполняющих обязанности кассиров (контролеров).

Таким образом, кассир на основании указанного выше договора будет нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный фирме как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Читайте также  Пенсия для домохозяйки с 2 детьми

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками следует провести проверку для установления размера нанесенного ущерба и причин его возникновения. Для этого, как правило, создают комиссию с участием соответствующих специалистов.

Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 Трудового кодекса РФ).

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка, производится по распоряжению руководства. Причем распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание возможно только в судебном порядке.

При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.

Человек, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

При увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но в дальнейшем отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность может быть взыскана только в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Следует учитывать, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 Трудового кодекса РФ).

ЕСЛИ КАССИР ОТКАЗЫВАЕТСЯ ЗАКЛЮЧАТЬ ДОГОВОР

Данный факт можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей работником со всеми вытекающими отсюда последствиями. Об этом сказано в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Данная норма действует только в том случае, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника.

Помимо материальной ответственности, кассир может быть привлечен к административной и даже к уголовной ответственности. При этом возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Административная ответственность грозит в случае нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившегося:
– в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
– в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
– в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
– в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Совершение данного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

В случае присвоения или растраты кассиром вверенных ему материальных ценностей (то есть хищения указанных ценностей) он подлежит уголовной ответственности (ст. 160 Уголовного кодекса РФ).

Статья напечатана в журнале "Учет в торговле" №4, апрель 2010 г.

Научитесь составлять управленческую отчетность в нашем новом онлайн-курсе. Собственники готовы платить за управленческие отчеты больше, чем за налоговые. Дадим алгоритм настройки отчетов и покажем, как встроить их в ваш повседневный учет.

Обучение дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь на курс «Все про управленческий учет: для бухгалтера, директора и ИП». Пока за 3500 вместо 6000 руб.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector