Что делает заведующий канцелярией

Содержание

0.1 С должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте:
0.2 Жалоба
0.3 Жалоба отправлена модератору

1 Главная задача специалиста
2 Требования к квалификации, знаниям и навыкам
3 Служебные обязанности
4 Виды ответственности
5 Набор имеющихся прав
6 Востребованность и уровень оплаты труда

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ ТЕОЛОГИИ И МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ

им. Маммадибира ар-Рочи

367000 г. Махачкала, пр. А. Султана 10км Тел. 8 (722) 94-00-60

Заведующего канцелярией Ректор

«____» _________________ 2013г.

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3. Заведующий канцелярией должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

– Единую государственную систему делопроизводства;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля за исполнением документов;

– оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

– основы экономики, организации производства, труда и управления;

– основы трудового законодательства;

– Правила внутреннего трудового распорядка;

1.4. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

– Уставом Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Институт теологии и международных отношений им. Маммадибира ар-Рочи;

– иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией заведующего канцелярией.

1.5. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно Ректору Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Институт теологии и международных отношений им. Маммадибира ар-Рочи.

1.6. В период отсутствия заведующего канцелярией (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2.1. Руководство деятельностью канцелярии.

2.2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Заведующий канцелярией исполняет следующие обязанности:

3.1. Организует работу канцелярии.

3.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.

3.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

3.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

3.10. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией имеет право:

4.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.2. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.3. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.5. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т. д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.6. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.

4.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5.1. Заведующий канцелярией привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

С должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте:

__________________________________________ «____»_______________ 201 г.

Хочу устроиться в мировой суд заведующей канцелярией. Зарплаты маленькие, 13. т.р., иногда премии квартальные до 25 доходит. Н трудная ли работа? кто знает?

Эксперты Woman.ru

Узнай мнение эксперта по твоей теме

Спиридонова Надежда Викторовна

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Екатерина Страженских

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Музик Яна Валерьевна

Психолог, Психоаналитик. Специалист с сайта b17.ru

Прокофьев Дмитрий Евгеньевич

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Бельская-Корней Наталья Владимировна

Психолог, Гештальт-терапевт. Специалист с сайта b17.ru

Толмачева Марина Александровна

Психолог, Консультант Коуч. Специалист с сайта b17.ru

Тедеева Алина Руслановна

Психолог, Клинический психолог. Специалист с сайта b17.ru

Анастасия Сергеевна Шихалеева

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Вжечинская Ева

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Хайруллина Роза Ринатовна

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

За 13т.р. заведущей канцелярией?! – никогда!. Работа сложная, много архивации, все по ГОСТу, сплошная регистрация, плюс еще и людей контролировать, чтобы все это без запинки делали. Я зав.канцелярии в крупной рос. компании, получаю 60тр. плюс премии. В суде – намного сложнее

Видимо Вы плохо себе представляете работу зав.канцелярии, если считаете, что 13т.р. достаточно. Я в себе всегда была уверена, поэтому изначально в начале трудовой деятельности соглашалась только на нормальную среднюю по рынку зарплату. По рынку, нижняя планка этой должности 35т.р.

нужно номенклатуру знать всю. Это ужас. Если ее не знаете – за 2 недели ее не выучите, очень тяжело будет.

4. У каждого предприятия номенклатура своя. Нужно знать принцип ее организации, а остальное усвоится быстро.

автор, для начала вам – не существует в природе мирового суда.
есть мировой судья, районный суд, областной и т.д. выше.
у мировушек вообще нет канцелярии, там все делает секретарь суда – выписывает повестки, оповещает о заседаниях, проверяет явку, находится на СЗ, регистрирует документы, передает исполнителям, направляет почту.
зарплата 18-20 тысяч.
в районном суде есть канцелярия. там есть и зав. канцелярией и подчиненные сотрудники. з/п 9-12 тысяч.
вы сами-то определились куда хотите или просто "хочу"?

Похожие темы

если точнее – судебный участок. посмотрели бы на досуге для общего развития. и в судебных приказах и иных актам пишется "мировой судья судебного участка № *** такого-то района города N Иванов И.И."
у вас есть юридическое образование? как вы работать собрались, не зная структуры данного органа и элементарных основ организации деятельности?

6 Вообще то есть секретарь судебного заседания,а есть заведующая канцелярии и у них разные обязанности, по крайней мере на участке у мирового судьи так. Это я точно знаю. Если не знаете,то не говорите

Я проходила практику на участке мирового суда, как раз помогала девушке-секретарю. Не знаю, ту ли должность вы имеете в виду. Она занималась архивом полностью, то есть формировала дела, подшивала их, составляла описи. На ней так же была вся входящая и исходящая корреспонденция, запросы. Конечно, работы много, иногда задерживалась. Но мне показалось, что она довольно интересная и не требует каких-либо больших умственных усилий. В кабинете она сидела одна, сам участок небольшой, людей там мало, граждан, приходящих на процессы практически нет. Очень тихо и спокойно было.

Если Вам нравится работа за копейки по 12 часов в день то конечно приходите. Про 25 тыс. сказки,не было такого никогда. Раз в три месяца премия 8 тысяч рублей. Большинство работы на мировом участке-работа зав. канцелярией.

"Попал в номенклатуру
Он 40 лет назад,
Наел себе фигуру
Три сАжени в обхват" (с)

Ужасная работа! Сама недавно сбежала. На участке два секретаря: судебного заседания и суда. Работы очень много, приходилось работать по 12 часов, если второй секретарь в отпуске на больничном, просто его нет, приходится выполнять и его работу тоже. плюс архив, всякие заявки на канцтовары, мебель и т.д. и т.п. Делопроизводство, прием посетителей, исполнение дел, когда нет секретаря с/з нужно ходить в судебные заседания, иногда длящиеся по 3-4 часа, а это твое рабочее время(( Поэтому эта работа не стоит тех копеек, которые платят. Подумайте!

Какой номер участка?

автор, для начала вам – не существует в природе мирового суда.есть мировой судья, районный суд, областной и т.д. выше.у мировушек вообще нет канцелярии, там все делает секретарь суда – выписывает повестки, оповещает о заседаниях, проверяет явку, находится на СЗ, регистрирует документы, передает исполнителям, направляет почту.зарплата 18-20 тысяч.в районном суде есть канцелярия. там есть и зав. канцелярией и подчиненные сотрудники. з/п 9-12 тысяч.вы сами-то определились куда хотите или просто "хочу"?

У мировых судей есть заведующий канцелярией. Я устроилась работать месяц назад. работа тяжелая, много информации, но опыт приобретаемый очень хороший.
Зарплата маленькая. если повезет с участком и коллективом и если есть кому помочь в материальном плане, то нужно устраиваться на эту должность. Мне попался тяжелый участок.

Девочки, я планирую работать зав.канцелярией, должность именно так и называется, з/п 13-14 тыс. обещают, работы боюсь, ее реально много! Как думаете,есть ли смысл вообще туда идти или я сбегу через пару месяцев?
Боюсь не выдержать этих бумажек и такого объема работы(

Год или два максимум можно поработать для стажа и опыта.

автор, для начала вам – не существует в природе мирового суда.есть мировой судья, районный суд, областной и т.д. выше.у мировушек вообще нет канцелярии, там все делает секретарь суда – выписывает повестки, оповещает о заседаниях, проверяет явку, находится на СЗ, регистрирует документы, передает исполнителям, направляет почту.зарплата 18-20 тысяч.в районном суде есть канцелярия. там есть и зав. канцелярией и подчиненные сотрудники. з/п 9-12 тысяч.вы сами-то определились куда хотите или просто "хочу"?

Уж не знаю с чего Вы взяли что у мировых судей нет зав. канца может это где-то за мкадом как раз я слышала, что у тех сотрудников такая зп как вы написали, но в Москве у мировых судей есть зав. канцы которые сидят в отдельном кабинете и занимаются приемом граждан, делопроизводством, отчетностью, архивацией итд. И зп 13 000 + квартальные премии, у секретаря с/з и то меньше 12 000

я вот год отработала, теперь собираюсь перевестись на помощника. а дальше больше))) главное желание. и еще, в суде не работают люди которые нуждаются в деньгах. мы тут ради опыта сидим))))а тут по-моему его получаешь даже в избытке)))))))

Жалоба

Модератор, обращаю ваше внимание, что текст содержит:

Жалоба отправлена модератору

Страница закроется автоматически
через 5 секунд

Форум: психология

Новое за сегодня

Популярное за сегодня

Пользователь сайта Woman.ru понимает и принимает, что он несет полную ответственность за все материалы частично или полностью опубликованные им с помощью сервиса Woman.ru.
Пользователь сайта Woman.ru гарантирует, что размещение представленных им материалов не нарушает права третьих лиц (включая, но не ограничиваясь авторскими правами), не наносит ущерба их чести и достоинству.
Пользователь сайта Woman.ru, отправляя материалы, тем самым заинтересован в их публикации на сайте и выражает свое согласие на их дальнейшее использование редакцией сайта Woman.ru.

Использование и перепечатка печатных материалов сайта woman.ru возможно только с активной ссылкой на ресурс.
Использование фотоматериалов разрешено только с письменного согласия администрации сайта.

Размещение объектов интеллектуальной собственности (фото, видео, литературные произведения, товарные знаки и т.д.)
на сайте woman.ru разрешено только лицам, имеющим все необходимые права для такого размещения.

Сетевое издание «WOMAN.RU» (Женщина.РУ)

Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ №ФС77-65950, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 10 июня 2016 года. 16+

Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью «Хёрст Шкулёв Паблишинг»

Канцелярия – самостоятельное внутреннее структурное подразделение (или отдел блока административно-хозяйственного управления).

Она выполняет ряд управленческих функций в сфере документооборота, делопроизводства, ведения архивной работы и регистрации/доставки корреспонденции компании.

По усмотрению высшего руководителя организации функционал ее может быть скорректирован: часть функций вверяется другим подразделениям, другая часть – делегируется дополнительно.

Главная задача специалиста

Заведующий канцелярией – должностное лицо, руководящее указанным отделом, обеспечивающее системное, непрерывное и полномасштабное его функционирование.

Помимо основной организационно-управленческой функции, заведующий канцелярией выполняет ряд функциональных обязанностей, зафиксированных в должностной инструкции, а также установленных приказами и прочими распорядительными документами фирмы.

В ходе работы для решения задач отдела руководитель канцелярии использует законодательство Российской Федерации, Устав предприятия, должностную инструкцию, иные документы и строго соблюдает их исполнение.

Требования к квалификации, знаниям и навыкам

По усмотрению директора (руководителя) организации на вакантную должность заведующего канцелярией зачисляются сотрудники, имеющие профильное высшее образование (без обязательных требований к стажу) либо со средним профессиональным образованием и опытом аналогичной работы от 3-х лет.

Данному специалисту следует знать:

локальные управленческие документы фирмы;
административное устройство компании;
способы систематизации делопроизводства;
правила ведения архивных документов;
способы организации мероприятий контрольного характера;
внутренний трудовой распорядок;
правила противопожарной и гражданской обороны.

Кроме того, он должен уметь:

организовать рабочее взаимодействие группы людей;
планировать деятельность отдела с учетом функций и полномочий;
контролировать рабочие дела сотрудников вверенного ему подразделения;
работать в многозадачном режиме;
уверенно пользоваться оргтехникой.

Служебные обязанности

Заведующий канцелярией как руководящее должностное лицо, а именно глава вверенного ему отдела (структурного подразделения), выполняет указанные функции и решает следующие задачи:

организует процесс труда внутри отдела (канцелярии);
координирует исполнение задач сотрудниками вверенного отдела;
контролирует сроки исполнения задач и их полноту;
проверяет корректность документов на предмет стандартов их оформления;
регистрирует и отправляет входящую и исходящую корреспонденцию, контролирует сроки выполнения задач;
организует мероприятия по своевременному ознакомлению сотрудников организации с текущими управленческими документами, занимается мониторингом их применения в работе;
лично участвует в написании инструкций по профильному направлению деятельности, инициирует их ввод в эксплуатацию;
обеспечивает сотрудникам вверенного отдела надлежащие условия труда, в том числе наличие необходимых материалов, механических и информационных инструментов труда (оборудование, оргтехника и проч.);
дает методические консультации прочим сотрудникам компании по вопросам деятельности канцелярии;
лично тестирует и внедряет новые системы работы с документами фирмы;
организует и контролирует хранение дел на основании принятого в организации порядка организации архивной работы;
защищает информационные системы компании.

Виды ответственности

Заведующий канцелярией ответственен как за результаты своего труда, так и за функционирование канцелярии внутри системной структуры предприятия.

Указанное лицо лично отвечает за:

неисполнение или нарушение порядка исполнения обязанностей сотрудников канцелярии;
правонарушения в деятельности подразделения;
ущерб, нанесенный сотрудниками организации при исполнении служебных обязанностей.

К самым распространенным видам ответственности относятся следующие:

дисциплинарная (штраф, выговор, увольнение);
административная, гражданская, уголовная (за правонарушения, выявленные в деятельности должностного лица);
материальная (за нанесенный компанией ущерб).

Набор имеющихся прав

Заведующий канцелярией для полноценной реализации полномочий вправе:

взаимодействовать с иными отделами, управлениями, департаментами, внутренними подразделениями в части вопросов, касающихся работы канцелярии;
предлагать директору (высшему руководителю) или общему собранию компании решения по вопросам, относящимся к ведению канцелярии;
предлагать способы повышения эффективности работы вверенного отдела или организационно связанных подразделений, в том числе улучшенные схемы их взаимодействия;
требовать эффективного надлежащего выполнения обязанностей сотрудниками;
при необходимости отправлять на доработку документы, поступившие из прочих отделов;
подписывать документы, поступившие в канцелярию, визировать их для дальнейшего исполнения;
предлагать способы и размеры материального и нематериального поощрения лучших работников канцелярии, включая иные методы мотивации;
докладывать руководителю о выявленных фактах нарушения трудовой дисциплины, совершения правонарушений и несоответствия занимаемой должности сотрудниками отдела.

Востребованность и уровень оплаты труда

Профессия заведующего канцелярией является востребованной в современных компаниях, особенно в крупных, где канцелярия выделена в независимое структурное подразделение, а не входит в состав административно-управленческого или хозяйственного блока.

Большой потребности в руководителях данного направления рынок труда не испытывает, поскольку предложение потенциальных кандидатов значительно превышает спрос.

Практически каждый опытный специалист-делопроизводитель в перспективе видит себя руководителем выбранного направления.

Компетентному, опытному и грамотному кандидату на должность заведующего канцелярией рабочее место найти несложно.

Средняя оплата труда заведующего канцелярией варьируется в зависимости от региона и размера компании-работодателя и составляет 20 тыс. руб.

При этом наиболее высоко оплачивается эта работа в Ленинградской области – в среднем, в размере 50 тыс. руб. В Москве предложения работодателей стартуют с 36 тыс. руб. в месяц. В регионах велика доля предложений с зарплатой 10 тыс. — 15 тыс. руб.

Наибольшая доля вакансий зарегистрирована в Самарской, Нижегородской и Челябинской, Новосибирской и Ленинградской областях.